Czym są dowody księgowe i dlaczego są ważne?

Ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwach na podstawie dowodów księgowych dotyczy zarówno dużych podmiotów na pełnej księgowości, jak i małych firm rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Sprawdzamy, czym są dowody księgowe, jakie elementy powinny zawierać i dlaczego ważna jest ich odpowiednia archiwizacja.

Możliwość ujmowania wydatków firmowych w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) to szansa na zmniejszenie podstawy opodatkowania, a co za tym idzie — niższe koszty działalności gospodarczej. Najpopularniejszym dokumentem wprowadzanym do ewidencji jest faktura, co nie oznacza, że nie ma możliwości zapisywania w KPiR innych dowodów księgowych. Czynność ta wymaga jednak szczegółowej znajomości przepisów, więc warto zastanowić się, czy nie powierzyć tego obowiązku profesjonalistom z biura rachunkowego. Wcześniej jednak weźmy pod lupę dowody księgowe i związane z nimi zagadnienia.

Czym są dowody księgowe?

Dowody księgowe to dokumenty w formie pisemnej, które w rzetelny sposób potwierdzają fakt dokonania konkretnych operacji gospodarczych w firmie. Muszą spełniać one konkretne standardy, co pozwala poprawnie ujmować je w prowadzonej ewidencji np. księdze przychodów i rozchodów. Dowody księgowe powinny również potwierdzać zgodność operacji gospodarczych z przepisami prawa. Mogą mieć one zarówno formę papierową, jak i elektroniczną.

Dowody księgowe mogą być sporządzone w walutach obcych, jednak kwoty powinny być przeliczone na złote polskie zgodnie z kursem obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji. Jeśli dodatkowo sporządzone są w języku obcym, może pojawić się konieczność ich przetłumaczenia na wniosek organów skarbowych lub na prośbę biegłego rewidenta — najczęściej dotyczy to wybranych fragmentów, a nie całych dokumentów. Nie ma za to konieczności tłumaczenia dowodów przed ich zaksięgowaniem.

Jakie elementy powinny zawierać dowody księgowe?

Dowody księgowe powinny posiadać ściśle zdefiniowane cechy, które określone są w art. 21 ustawy o rachunkowości. Wśród wymaganych elementów wymienić można m.in.:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji i jej wartość — jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
  naturalnych;
• datę dokonania operacji — jeżeli dowód został przygotowany w innym terminie, to także datę jego przygotowania;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.

Jakie są rodzaje dowodów księgowych?

Poruszając się w obszarze księgowości uproszczonej lista możliwych dowodów księgowych znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zaliczamy m.in.:

• faktury
• faktury VAT RR
• dokumenty celne
• noty księgowe
• dowody opłat pocztowych i bankowych
• dowody przesunięć.

Warto pamiętać, że rodzaje dowodów księgowych mogą być określane pod kątem różnych kryteriów. Biorąc pod uwagę podmiot wystawiający dokumenty wyróżnić możemy:

• dowody księgowe wewnętrzne — wystawiane na potrzeby dokumentacji operacji gospodarczych wewnątrz jednostki;
• dowody księgowe zewnętrzne — w przypadku dokumentów wystawionych przez Twoją firmę dla podmiotów obcych, np. kontrahentów, mówimy o dowodach księgowych zewnętrznych własnych. Natomiast jeśli Twoja firma otrzymuje dokumenty od jednostek obcych, np. kontrahentów, banków, sądów, to mówimy o dowodach księgowych zewnętrznych obcych.

Czy paragon może być dowodem księgowym?

Przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie KPiR najczęściej ujmują koszty na podstawie faktur i rachunków. Warto jednak wiedzieć, że paragon też może być dowodem księgowym. Jest to jednak możliwe w ściśle określonych sytuacjach. Zgodnie z przytoczonym wcześniej rozporządzeniem Ministra Finansów paragon taki powinien dokumentować:

• zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych — paragon musi posiadać datę i oznaczenie sprzedającego oraz ilość, cenę jednostkową i wartość zakupu;
• wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

W przypadku udokumentowania za pomocą paragonu wydatków związanych z podróżą służbową autostradami płatnymi lub zakupu biletów jednorazowych na przejazd na odległość przynajmniej 50 km — przedsiębiorca ma prawo odliczenia podatku VAT od takiej operacji. Aby paragon mógł być uznany za fakturę musi zawierać następujące elementy:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• NIP podatnika,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi np. nazwę autostrady,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe, w tym dowody księgowe, trzeba przechowywać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach oraz z zachowaniem odpowiednich terminów. W końcu stanowią one podstawowy materiał dowodowy na wypadek kontroli organów skarbowych. Dostęp do dokumentacji powinien być swobodny, a samo archiwum musi być uporządkowane. Dlatego dokumenty księgowe powinny być ułożone chronologicznie według dat wystawienia — od najstarszego do najnowszego.

Numery dokumentów muszą również odpowiadać numeracji widocznej w KPiR. Archiwum może być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W obu przypadkach należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i ograniczenie dostępu osób niepowołanych do zgromadzonej dokumentacji. Pamiętaj, że przechowywanie dokumentów możesz powierzyć księgowym z biura rachunkowego. Rozwiązanie to pozwoli Ci zaoszczędzić czas potrzebny na samodzielne prowadzenie archiwum oraz zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa.

Dowody księgowe, bez względu na formę, należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, jeśli faktura została zaksięgowana w 2023 roku, to należy ją przechowywać do 2029 roku. W pewnym sensie tłumaczy to, dlaczego elektroniczna archiwizacja zyskuje coraz większą popularność — szczególnie wśród firm dokonujących dużej liczby operacji gospodarczych.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19941210591
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002544