Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest czytelną ewidencją ujmującą zdarzenia gospodarcze występujące w firmie — zarówno od strony przychodów, jak i kosztów. Dokument ten pozwala prawidłowo rozliczać się z urzędem skarbowym, ale nie tylko. Sprawdzamy, czym jest i jak wygląda KPiR, kto powinien ją prowadzić i czy warto robić to samodzielnie?
Księga przychodów i rozchodów jest ważnym dokumentem nie tylko z punktu widzenia rozliczeń z urzędem skarbowym. Ewidencja ta pozwala również na podejmowanie świadomych decyzji przez przedsiębiorcę, który zyskuje wgląd w swój biznes w bardziej szczegółowym ujęciu. KPiR jest też jednym z podstawowych dokumentów pozwalających bankom ocenić wydolność finansową firmy ubiegającej się o kredyt, pożyczkę lub leasing. Tłumaczy to, dlaczego warto prowadzić księgę przychodów i rozchodów w sposób wnikliwy i rzetelny.
Księga przychodów i rozchodów to uproszczona ewidencja pozwalająca na ujmowanie operacji gospodarczych w firmie. Występuje ona również pod nazwą podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Dzięki sumiennie prowadzonej ewidencji możliwe jest precyzyjne określenie wysokości podstawy opodatkowania. W rezultacie przedsiębiorca może dokładnie oszacować kwotę zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. W KPiR ujmowane są następujące elementy wraz z datami ich wystąpienia:
Z drugiej strony w KPiR nie ujmuje się:
KPiR powinna być założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Co ważne, od początku 2018 roku nie ma konieczności zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu ewidencji uproszczonej w formie KPiR.
Odpowiedź na to pytanie znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki partnerskie, spółki jawne, których właścicielami są osoby fizyczne. Aby skorzystać z ewidencji uproszczonej trzeba spełnić jeszcze dwa poniższe warunki:
2.000.0000 EUR x 4,8272 PLN/EUR = 9.654.400 PLN
Jeśli w 2022 r. osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, spółka cywilna, spółka partnerska lub spółka jawna przekroczyła ustawowy limit przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych to od 2023 r. zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości w formie ksiąg rachunkowych. |
Konieczność prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy również osób:
KPiR ma postać tabelaryczną. Jej wzór znajduje się w załączniku nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewidencja może być prowadzona zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Papierowa forma powinna być prowadzona w sposób czytelny i zapewniający łatwy dostęp do wszystkich informacji — strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane.
Prowadząc księgę przychodów i rozchodów w formie elektronicznej trzeba pisemnie określić szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do ewidencji zdarzeń gospodarczych w firmie. Program ma zapewniać szybki wgląd w treść KPiR oraz dawać możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym. Dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub zniekształcenie, a zapisy muszą być prowadzone w złotych polskich i w języku polskim.
Zgodnie z aktualnie obowiązującym wzorem księga przychodów i rozchodów składa się z 17 następujących po sobie kolumn:
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić KPiR samodzielnie. Nie można jednak zapominać o wynikających z tego tytułu obowiązkach. Przede wszystkim księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zaniedbania w tym obszarze prowadzić mogą do określenia podstawy opodatkowania przez organy skarbowe lub do nałożenia na przedsiębiorcę kary grzywny.
Nierzetelne prowadzenie KPiR traktowane jest jako przestępstwo skarbowe. Wadliwość ewidencji jest natomiast traktowana jako wykroczenie skarbowe. |
Dynamicznie zmieniające się przepisy, wzmożone działania konkurencji czy duża liczba dokumentów księgowych mogą doprowadzić do niezamierzonych błędów w ujmowaniu zdarzeń gospodarczych występujących w firmie. Z tego powodu warto zastanowić się, czy nie przekazać tego obowiązku w ręce specjalistów z naszego biura rachunkowego i za stosunkowo niewysoką opłatę zyskać spokój i więcej energii na rozwój prowadzonego biznesu.