Faktura zbiorcza — czym jest i kiedy możesz ją wystawić?
Czym są dowody księgowe i dlaczego są ważne?
18 września, 2023
E-paragon – czym jest i jakie są zalety tego rozwiązania?
16 października, 2023
Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi na rzecz kilku kontrahentów i każdego miesiąca wystawiasz co najmniej kilkadziesiąt faktur, to jest duża szansa na ograniczenie liczby dokumentów w Twojej firmie. Rozwiązaniem tego problemu może być tzw. faktura zbiorcza. Sprawdź, czym jest ten dokument, kiedy można go wystawić i jakie powinien zawierać elementy.
Jednym z filarów skutecznego zarządzania firmą jest uproszczenie formalności oraz ograniczanie liczby wystawianych i otrzymywanych dokumentów. Oczywiście wszelkie działania w tym zakresie muszą być zgodne obowiązującymi zasadami i przepisami podatkowymi. Pozytywne efekty odpowiedniej optymalizacji odczują przede wszystkim firmy przeprowadzające wiele operacji gospodarczych każdego miesiąca. Jednym ze sposobów na zmniejszenie liczby dokumentów i odczuwalną oszczędność czasu jest wystawianie tzw. faktur zbiorczych.
Jeśli prowadzisz już działalność gospodarczą i czujesz, że piętrzące się formalności utrudniają Ci prowadzenie biznesu, to skonsultuj się ze specjalistami z biura rachunkowego. Wsparcie doświadczonych księgowych jest często najlepszym krokiem do optymalizacji biznesu i zwiększenia jego efektywności. Możesz również skorzystać z porady, kiedy dopiero zastanawiasz się nad założeniem własnej firmy i już na samym starcie chcesz poukładać wszystkie procesy księgowe.
Czym jest faktura zbiorcza?
Prowadząc działalność gospodarczą wystawiasz faktury — przede wszystkim dla potrzeb księgowych. Mają one udokumentować fakt wykonania usługi lub sprzedaży towaru przez Twoją firmę. Wystawiasz fakturę za każdym razem, kiedy jedna z powyższych czynności została wykonana na rzecz innego przedsiębiorcy. Kiedy drugą stroną transakcji jest osoba fizyczna, to możesz wystawić fakturę, ale na wyraźne żądanie kupującego. W przeciwnym wypadku obowiązującym dokumentem paragon.
A co w sytuacji, kiedy w ciągu tego samego miesiąca kilka razy sprzedałeś towar lub wielokrotnie wykonałeś usługę na rzecz tego samego kontrahenta? Czy możesz udokumentować te wszystkie operacje na jednej fakturze zbiorczej? Okazuje się, że tak.
Przyjęte zasady dopuszczają możliwość ujęcia na jednej fakturze wszystkich transakcji z tym samym kontrahentem w danym miesiącu. Dzięki temu możesz zmniejszyć liczbę wystawianych dokumentów i ograniczysz ilość papierkowej roboty. Wystawiając dokument zbiorczy pamiętaj, aby kierować się obowiązującymi zasadami wystawiania faktur i zadbaj o wywiązanie się z obowiązku podatkowego we właściwym okresie rozliczeniowym.
Co ciekawe, przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost do pojęcia faktury zbiorczej, co nie oznacza, że wystawianie dowodu księgowego tego typu jest zabronione. W razie wątpliwości możesz wystąpić z wnioskiem o podatkową interpretację indywidualną, aby otrzymać oficjalne stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w swojej sprawie.
| Pamiętaj, że to Ty decydujesz, które towary lub usługi wykonane na rzecz jednego kontrahenta ująć na fakturze zbiorczej, a które na fakturze zwykłej obejmującej pojedynczą transakcję. Wystawienie faktury zbiorczej wiąże się zazwyczaj z dłuższym oczekiwaniem na płatność za zlecenia zrealizowane zaraz na początku miesiąca. Może być to wadą, jeśli zmagasz się z problemem niskiej płynności finansowej w swojej firmie. |
Kto może być zainteresowany wystawianiem faktur zbiorczych?
Możliwość wystawiania faktur zbiorczych docenią z pewnością przedsiębiorcy dokonujący wielu transakcji z tymi samymi kontrahentami. Tym bardziej, jeśli są to transakcje cykliczne, powtarzające się każdego miesiąca. Wyobraź sobie copywritera, który ma 5 klientów zamawiających po 4 teksty każdego miesiąca. Rozliczenie każdego z tekstów z osobna wiąże się z koniecznością wystawienia 20 faktur miesięcznie.
Wystawienie faktur zbiorczych może zredukować liczbę dokumentów do 5 miesięcznie. Co dzięki temu zyskasz? Po pierwsze to mniej formalności i ograniczenie ryzyka popełnienia błędu. Po drugie ułatwia to archiwizację dowodów księgowych. Po trzecie mniejsza liczba faktur w skali miesiąca pozwoli Ci ograniczyć wydatki na usługi biura rachunkowego, ponieważ opłata często uzależniona jest od liczby wpisów księgowych. Przekonaj się, jak mogą kształtować się stawki, sprawdzając nasz cennik.
Jakie elementy powinna zawierać faktura zbiorcza?
Skoro nie istnieją szczegółowe przepisy odnoszące się wprost do faktury zbiorczej, to warto odwołać się do ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). W art. 106 ust. 1 wymieniony jest szereg elementów, które powinna zawierać faktura. Zaliczamy do nich m.in:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
- kwotę należności ogółem.
Na fakturze zbiorczej powinny pojawić się takie same elementy jak na fakturze zwykłej. Faktura zbiorcza może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W drugim przypadku możesz ją wystawić przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Szczegółowe informacje na temat tej platformy znajdziesz w naszym poradniku. W razie jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym i zapraszamy na konsultacje.
Źródło:
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
