E-paragon – czym jest i jakie są zalety tego rozwiązania?

Wystawianie paragonów w formie elektronicznej wyraźnie upraszcza prowadzenie firmy. Można je błyskawicznie przekazywać online oraz integrować z systemami księgowymi. Przy okazji to rozwiązanie bardziej ekologiczne od popularnych wydruków z kas fiskalnych. Sprawdź zatem, czym dokładnie jest e-paragon, od kiedy dostępne jest to rozwiązanie i kto może wystawiać dokumenty tego typu.

Paragon najczęściej kojarzy się z wydrukiem z kasy fiskalnej, który otrzymujesz od sprzedawcy w trakcie zakupu towaru lub usługi. Znajdują się na nim szczegóły dotyczące transakcji takie jak np. cena jednostkowa, łączna wysokość podatku i oznaczenie waluty. Paragon jest wymagany przez sprzedawcę podczas ewentualnego zwrotu lub w trakcie zgłaszania reklamacji wadliwego towaru lub źle wykonanej usługi.

Problem w tym, że dokument ten łatwo jest zawieruszyć. Może on również wyblaknąć zamieniając się w bezużyteczny kawałek papieru. Rozwiązaniem tego problemu mogą być e-paragony. Są one pełnoprawnymi dowodami zakupu i zapłaty, które uznawane są również przez organy podatkowe. Zalet tego rozwiązania jest jednak znacznie więcej — również dla przedsiębiorców.

SKORZYSTAJ Z NASZEGO WSPARCIA

E-paragon – czym jest?

E-paragon, inaczej paragon elektroniczny, jest cyfrową wersją tradycyjnego paragonu papierowego lub wydrukowanego. Oznacza to, że jest on generowany i przechowywany w formie zdematerializowanej. Jeśli jako sprzedawca otrzymasz od nabywcy jednoznaczną zgodę na wystawienie e-paragonu, to możesz go przekazać:

• na wskazany adres e-mail,
• wiadomością SMS,
• za pomocą aplikacji mobilnej.

Aby wystawiać e-paragony, musisz prowadzić ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online lub kasy wirtualnej, która ma postać specjalistycznego oprogramowania. W obu przypadkach wymagany jest dostęp do internetu. Zaraz po wystawieniu e-paragon zapisywany jest w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej i przesyłany jest do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Dzięki temu Ministerstwo Finansów otrzymuje i gromadzi w swoich bazach elektronicznych informacje o każdej sprzedaży realizowanej z wykorzystaniem kas fiskalnych online lub kas wirtualnych.

Od kiedy można wystawiać e-paragony?

Pierwsze zapowiedzi wprowadzenia e-paragonów w Polsce pojawiły się w 2016 roku. Inicjatywa ta miała na celu m.in. zwiększenie efektywności pracy organów skarbowych oraz usprawnienie procesów gospodarczych. Masowa wymiana dotychczasowych kas fiskalnych na kasy online zmusiłaby jednak wielu przedsiębiorców do wysokich wydatków, więc wdrożenie programu podzielono na etapy. I tak prawo do wydawania i wystawiania e-paragonów obowiązuje od:

• 1 czerwca 2020 roku — dla przedsiębiorców uprawnionych do używania wirtualnych kas fiskalnych,
• 29 września 2021 roku — dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych online.

Czym jest aplikacja e-Paragony 2.0?

Warto wspomnieć, że 15 września 2023 roku Ministerstwo Finansów uruchomiło ogólnodostępne i bezpłatne narzędzie pozwalające na przesyłanie, odbieranie i gromadzenie e-paragonów. Z perspektywy przedsiębiorcy taki system teleinformatyczny (HUB paragonowy) ułatwia m.in. zarządzanie wystawionymi dokumentami, analizę sprzedaży i generowanie raportów.

Z punktu widzenia nabywcy aplikacja e-Paragony 2.0 oferuje szereg funkcjonalności ułatwiających zakupy i gromadzenie dokumentów. Wśród nich wymienić można np. weryfikację legalności paragonów, podsumowanie wydatków oraz śledzenie ich w podziale na kategorie, a także kopię danych w chmurze dzięki pełnej synchronizacji z iCloud lub Google Drive.

Aplikacja e-Paragony 2.0 dostępna jest na urządzenia z systemem iOS oraz Android. Możesz pobrać ją w tym miejscu.

Jakie dane powinien zawierać e-paragon?

Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w par. 25 ust. 1 przytoczonego wcześniej rozporządzenia Ministra Finansów. E-paragon powinien zawierać takie same elementy, jak paragon w papierowej formie i prezentować co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• numer kolejny wydruku;
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
• cenę jednostkową towaru lub usługi;
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
• łączną wysokość podatku;
• łączną wartość sprzedaży brutto;
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
• kolejny numer paragonu fiskalnego;
• numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy;
• logo fiskalne i numer unikatowy.

Jak długo trzeba przechowywać e-paragony?

Automatyczne przekazywanie e-paragonów do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz gromadzenie ich na serwerach Ministerstwa Finansów powoduje, że znika konieczność odrębnego przechowywania ich przez przedsiębiorcę.

W przypadku paragonów w papierowej formie pojawia się obowiązek ich przechowywania przez okres 5 lat — licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Trzeba je również zabezpieczyć przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz możliwością ich modyfikacji. W przypadku kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów przedsiębiorca jest odpowiedzialny za przechowywanie archiwalnych danych na nośniku elektronicznym oraz ich bezpieczeństwo.

Jakie są zalety e-paragonu?

Wprowadzenie e-paragonów ma przede wszystkim usprawnić procesy gospodarcze, co sprowadza się do ułatwienia życia zarówno sprzedawców, jak i kupujących. Wygląda na to, że cyfryzacja w tym obszarze ma szansę przynieść szereg korzyści dla każdej ze stron. Kupujący z pewnością docenią wygodę, brak konieczności gromadzenia paragonów i błyskawiczny dostęp do archiwum elektronicznego. Wśród zalet dla przedsiębiorców można wymienić m.in.:

• bardziej szczegółowy i wygodniejszy wgląd w zrealizowaną sprzedaż, co może prowadzić do bardziej świadomych i trafnych decyzji biznesowych;
• brak konieczności drukowania paragonów, co wiąże się ze zużyciem materiałów i energii i zwiększa koszty prowadzonej działalności gospodarczej;
• brak konieczności przechowywania e-paragonów, które są automatycznie przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas;
• możliwość integracji e-paragonów z systemami księgowymi, co usprawnia obieg dokumentów oraz ich rozliczanie;
• możliwość błyskawicznego przekazywania kupującym e-paragonów na adres e-mail, SMS-em lub w aplikacji mobilnej, co może być jednym ze sposobów na lojalizację klientów.

Pamiętaj, że e-paragon jest tylko jednym elementów upraszczających prowadzenie biznesu. W rzeczywistości jest znacznie więcej rozwiązań pozwalających ograniczyć koszty i zoptymalizować zarządzanie firmą. Wybór właściwych opcji, dopasowanych do specyfiki biznesu, wymaga doświadczenia, wiedzy i czasu, który potrzebny jest na śledzenie oraz interpretację zmieniających się przepisów.

Jeśli dążysz do zwiększenia efektywności prowadzonej działalności gospodarczej, a zarazem widzisz, że nie starcza Ci dnia na weryfikację dodatkowych rozwiązań, to skorzystaj ze wsparcia doświadczonych księgowych. Pomoc może być równie cenna, jeśli dopiero zastanawiasz się nad założeniem firmy. Zadzwoń lub napisz do nas i umów się na konsultację w naszym biurze rachunkowym. Zapraszamy do kontaktu.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYM BIUREM

Źródło:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190000816