E-doręczenia – na czym polegają i czy są obowiązkowe dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy korespondujący z urzędami w tradycyjny sposób doskonale wiedzą, że wiąże się z koniecznością wypełniania masy papierowych druków. Przy okazji pochłania to sporo czasu, który można wykorzystać w bardziej produktywny sposób. Rozwiązaniem tego problemu mogą być e-Doręczenia, pozwalające wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

„Wygodniejsze niż list polecony, szybsze niż tradycyjna poczta, bezpieczniejsze niż e-mail” – taki właśnie slogan widnieje na stronie rządowej zachęcając do skorzystania z e-Doręczeń. Analizując tę usługę trudno się z tym hasłem nie zgodzić. Sama idea elektronicznych listów poleconych wpisuje się w szerszy trend związany z cyfryzacją i automatyzacją komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami. Kierunek zmian potwierdzają inne elektroniczne rozwiązania, które opisaliśmy już w poniższych poradnikach:

• E-paragon – czym jest i jakie są zalety tego rozwiązania?
• Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?
• e-Deklaracje – jak złożyć deklarację podatkową przez internet?

Jeśli uważasz, że cyfryzacja jest krokiem w dobrym kierunku, to sprawdź, czym są e-Doręczenia, kto może skorzystać z tej usługi oraz jak krok po kroku wnioskować o utworzenie adresu do elektronicznych doręczeń.

Czym są e-Doręczenia?

W dużym uproszczeniu e-Doręczenie jest elektronicznym, a zarazem równoważnym prawnie, odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze możesz odbierać i wysyłać cyfrowe listy polecone za pomocą smartfonu, komputera lub tabletu z dostępem do internetu — bez względu na porę dnia i nocy.

Elektroniczna forma korespondencji to także łatwiejsza archiwizacja dokumentów, większe bezpieczeństwo oraz szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Usługa e-Doręczeń przygotowana została dla:

• obywateli,
• przedsiębiorców,
• podmiotów publicznych,
• osób wykonujących zawody zaufania publicznego np. adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych.

Z uwagi na charakter naszego bloga w dalszej części skupimy się na e-Doręczeniach przygotowanych dla przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Od kiedy e-Doręczenia będą obowiązkowe dla przedsiębiorców?

Terminy graniczne, w których posiadanie i posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe, nie są takie same dla wszystkich. Zostały one określone w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Wskazane w ustawie okresy dotyczą nie tylko firm prywatnych, ale także administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego i urzędów centralnych. Skupmy się jednak na podmiotach zarejestrowanych w CEIDG lub KRS. W tym obszarze konieczność posiadania adresu do e-Doręczeń określają poniższe terminy:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31.12.2023 r. — maksymalnie do 30.09.2026 r.;
• przedsiębiorcy rejestrujący się w CEIDG po 31.12.2023 r. — od 1.01.2024 r.;
• przedsiębiorcy dokonujący zmian w CEIDG — od 30.09.2025 r.;
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 10.12.2023 — maksymalnie do 10.03.2024 r.;
• przedsiębiorcy (spółki) zarejestrowani w KRS po 10.12.2023 — od 10.12.2023.

Mowa tu o terminach granicznych, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z tej usługi już teraz. Pamiętaj jednak, że zakładając skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, musisz równolegle założyć skrzynkę dla swojej firmy.

SKORZYSTAJ Z NASZEGO WSPARCIA

Jak zacząć korzystać z usługi e-Doręczenia?

Aby zacząć korzystać z usługi e-Doręczenia w pierwszej kolejności musisz założyć odpowiedni adres, który zostanie wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jest to rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji. W bazie tej przechowywane są adresy e-Doręczeń przedsiębiorców, obywateli oraz podmiotów publicznych. Kiedy Twoje przedsiębiorstwo pojawi się w takim rejestrze, to urzędy korzystające z opisywanej usługi będą wysyłać korespondencję dla Twojej firmy wyłącznie drogą elektroniczną.

Usługa e-Doręczeń oferowana jest tylko przez tzw. dostawców usług zaufania. Wśród nich trzeba wymienić Pocztę Polską S.A. posiadającą status dostawcy publicznego oraz komercyjnych dostawców niepublicznych, którzy wpisani są do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Jak wnioskować o utworzenie adresu do e-Doręczeń krok po kroku?

Utworzenie adresu do e-Doręczeń odbywa się w 100% online. Poniższa procedura dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG lub KRS. Dla podmiotów publicznych przewidziana została inna ścieżka. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku w pierwszej kolejności odwiedź tę stronę i skorzystaj z przycisku „Załatw online”, a następnie „Rozpocznij”. W kolejnych krokach:

1. Zaloguj się do serwisu Biznes.gov.pl za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
2. Wypełnij wniosek podając następujące dane:
   • nazwę firmy (przedsiębiorca wpisany do CEIDG musi wskazać również imię i nazwisko);
   • numer REGON (jeżeli został nadany);
   • numer NIP (jeżeli został nadany) lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
   • adres korespondencyjny;
   • dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG — numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski oraz
   • adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych oraz instrukcja aktywacji skrzynki;
   • dla przedsiębiorców wpisanych do KRS — numer KRS (jeżeli został nadany), oznaczenie formy prawnej, siedzibę i adres;
   • imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko w sytuacji, kiedy wyznacza administratora).
3. Po wypełnieniu wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń podpisz go za pomocą jednej z poniższych metod:
   • profilem zaufanym,
   • e-dowodem,
   • pieczęcią elektroniczną,
   • podpisem kwalifikowanym.

Jeśli składasz wniosek jako pełnomocnik, prokurent lub członek organu uprawnionego do reprezentacji, a Twoje uprawnienia do takiej czynności nie wynikają z CEIDG lub KRS, to konieczne jest przedstawienie dodatkowo:

• pełnomocnictwa z podpisem elektronicznym przedsiębiorcy lub jego kopii potwierdzonej elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, jego pełnomocnika lub notariusza;
  dowodu zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł) — o ile taka opłata Ciebie dotyczy;
  albo
• dokumentu potwierdzającego reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, jego pełnomocnika lub notariusza.

Jeżeli wniosek został złożony prawidłowo, to otrzymasz e-mail wraz z instrukcją aktywacji adresu do e-Doręczeń albo wiadomość tę otrzyma administrator skrzynki, jeśli taki został wyznaczony (w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS jest to warunek obowiązkowy).

Następnie możesz aktywować adres do e-Doręczeń postępując według załączonej instrukcji. Zwieńczeniem całego procesu jest wpis adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych. Od tej chwili urzędy korzystające z tej usługi będą wysyłać wiadomości do Twojej firmy wyłącznie drogą elektroniczną.

Co zyskasz dzięki usłudze e-Doręczeń?

Jak wspomnieliśmy we wstępie usługa e-Doręczeń wpisuje się w szerszy trend wspierający cyfryzację i automatyzację komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a państwem, które reprezentowane jest przez szereg urzędów, instytucji i podmiotów publicznych. Z jednej strony e-Doręczenia mogą znacząco usprawnić przepływ istotnych informacji oraz ułatwić bezpieczną archiwizację cyfrowej korespondencji w firmie. Nie bez znaczenia jest również fakt, że e-Doręczenie powoduje taki sam skutek prawny, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.

Z drugiej strony skorzystanie z tej usługi wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowych zasad i zachowania odpowiednich terminów. A to nie jedyne zmiany, na które w najbliższym czasie będą musieli przygotować się właściciele firm. Natłok dodatkowych obowiązków może przełożyć się na wzrost niepewności, co jest jednym z hamulców rozwoju biznesu. Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia doświadczonych księgowych i chcesz efektywnie poukładać procesy w swojej firmie, to zapraszamy na konsultacje do naszego biura.

SKORZYSTAJ Z NASZEGO WSPARCIA

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200002320
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709
3. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495