Przedsiębiorcy korespondujący z urzędami w tradycyjny sposób doskonale wiedzą, że wiąże się z koniecznością wypełniania masy papierowych druków. Przy okazji pochłania to sporo czasu, który można wykorzystać w bardziej produktywny sposób. Rozwiązaniem tego problemu mogą być e-Doręczenia, pozwalające wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.
Biuro Księgowe Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik
„Wygodniejsze niż list polecony, szybsze niż tradycyjna poczta, bezpieczniejsze niż e-mail” – taki właśnie slogan widnieje na stronie rządowej zachęcając do skorzystania z e-Doręczeń. Analizując tę usługę trudno się z tym hasłem nie zgodzić. Sama idea elektronicznych listów poleconych wpisuje się w szerszy trend związany z cyfryzacją i automatyzacją komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami. Kierunek zmian potwierdzają inne elektroniczne rozwiązania, które opisaliśmy już w poniższych poradnikach:
Jeśli uważasz, że cyfryzacja jest krokiem w dobrym kierunku, to sprawdź, czym są e-Doręczenia, kto może skorzystać z tej usługi oraz jak krok po kroku wnioskować o utworzenie adresu do elektronicznych doręczeń.
W dużym uproszczeniu e-Doręczenie jest elektronicznym, a zarazem równoważnym prawnie, odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze możesz odbierać i wysyłać cyfrowe listy polecone za pomocą smartfonu, komputera lub tabletu z dostępem do internetu — bez względu na porę dnia i nocy.
Elektroniczna forma korespondencji to także łatwiejsza archiwizacja dokumentów, większe bezpieczeństwo oraz szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Usługa e-Doręczeń przygotowana została dla:
Z uwagi na charakter naszego bloga w dalszej części skupimy się na e-Doręczeniach przygotowanych dla przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Terminy graniczne, w których posiadanie i posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe, nie są takie same dla wszystkich. Zostały one określone w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Wskazane w ustawie okresy dotyczą nie tylko firm prywatnych, ale także administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego i urzędów centralnych. Skupmy się jednak na podmiotach zarejestrowanych w CEIDG lub KRS. W tym obszarze konieczność posiadania adresu do e-Doręczeń określają poniższe terminy:
Mowa tu o terminach granicznych, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z tej usługi już teraz. Pamiętaj jednak, że zakładając skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, musisz równolegle założyć skrzynkę dla swojej firmy.
Aby zacząć korzystać z usługi e-Doręczenia w pierwszej kolejności musisz założyć odpowiedni adres, który zostanie wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jest to rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji. W bazie tej przechowywane są adresy e-Doręczeń przedsiębiorców, obywateli oraz podmiotów publicznych. Kiedy Twoje przedsiębiorstwo pojawi się w takim rejestrze, to urzędy korzystające z opisywanej usługi będą wysyłać korespondencję dla Twojej firmy wyłącznie drogą elektroniczną.
Usługa e-Doręczeń oferowana jest tylko przez tzw. dostawców usług zaufania. Wśród nich trzeba wymienić Pocztę Polską S.A. posiadającą status dostawcy publicznego oraz komercyjnych dostawców niepublicznych, którzy wpisani są do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.
| Ubiegając się o adres u dostawcy publicznego nie musisz składać odrębnego wniosku o wpis do BAE. Nastąpi to automatycznie po aktywacji adresu utworzonego dla Twojej firmy. |
Utworzenie adresu do e-Doręczeń odbywa się w 100% online. Poniższa procedura dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG lub KRS. Dla podmiotów publicznych przewidziana została inna ścieżka. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku w pierwszej kolejności odwiedź tę stronę i skorzystaj z przycisku „Załatw online”, a następnie „Rozpocznij”. W kolejnych krokach:
Jeśli składasz wniosek jako pełnomocnik, prokurent lub członek organu uprawnionego do reprezentacji, a Twoje uprawnienia do takiej czynności nie wynikają z CEIDG lub KRS, to konieczne jest przedstawienie dodatkowo:
| W przypadku nieprawidłowych danych we wniosku urząd wezwie Cię do ich usunięcia lub uzupełnienia w ciągu 7 dni. Niezachowanie tego terminu oznacza, że wniosek nie zostanie rozpatrzony. |
Jeżeli wniosek został złożony prawidłowo, to otrzymasz e-mail wraz z instrukcją aktywacji adresu do e-Doręczeń albo wiadomość tę otrzyma administrator skrzynki, jeśli taki został wyznaczony (w przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS jest to warunek obowiązkowy).
Następnie możesz aktywować adres do e-Doręczeń postępując według załączonej instrukcji. Zwieńczeniem całego procesu jest wpis adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych. Od tej chwili urzędy korzystające z tej usługi będą wysyłać wiadomości do Twojej firmy wyłącznie drogą elektroniczną.
| Utworzenie i korzystanie z adresu do e-Doręczeń jest bezpłatne. Jedynym kosztem może być 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo. |
Jak wspomnieliśmy we wstępie usługa e-Doręczeń wpisuje się w szerszy trend wspierający cyfryzację i automatyzację komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a państwem, które reprezentowane jest przez szereg urzędów, instytucji i podmiotów publicznych. Z jednej strony e-Doręczenia mogą znacząco usprawnić przepływ istotnych informacji oraz ułatwić bezpieczną archiwizację cyfrowej korespondencji w firmie. Nie bez znaczenia jest również fakt, że e-Doręczenie powoduje taki sam skutek prawny, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.
Z drugiej strony skorzystanie z tej usługi wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowych zasad i zachowania odpowiednich terminów. A to nie jedyne zmiany, na które w najbliższym czasie będą musieli przygotować się właściciele firm. Natłok dodatkowych obowiązków może przełożyć się na wzrost niepewności, co jest jednym z hamulców rozwoju biznesu. Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia doświadczonych księgowych i chcesz efektywnie poukładać procesy w swojej firmie, to zapraszamy na konsultacje do naszego biura.
Źródła:
Ta strona korzysta z ciasteczek, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i wykonują funkcje takie jak rozpoznawanie Cię po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.
Więcej informacji w naszej Polityce plików cookies (EU)
Niezbędne ciasteczka powinny być zawsze włączone, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje dotyczące ustawień ciasteczek.
Jeśli wyłączysz to ciasteczko, nie będziemy mogli zapisać twoich preferencji. Oznacza to, że za każdym razem, gdy odwiedzasz tę stronę, musisz ponownie włączyć lub wyłączyć ciasteczka.
Ta strona korzysta z Google Analytics do gromadzenia anonimowych informacji, takich jak liczba odwiedzających i najpopularniejsze podstrony witryny.
Włączenie tego ciasteczka pomaga nam ulepszyć naszą stronę internetową.
Najpierw włącz ściśle niezbędne ciasteczka, abyśmy mogli zapisać twoje preferencje!
Bielsko-Biała 575 314 ... [zobacz] 575 314 110
Górki Małe 575 314 ... [zobacz] 575 314 115
