Czy biura rachunkowe muszą posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC?
Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe? Poradnik dla przedsiębiorcy
27 czerwca, 2023
Kim jest czynny podatnik VAT i czy każdy przedsiębiorca musi płacić VAT?
25 lipca, 2023
Prowadzenie biura rachunkowego w warunkach dynamicznie zmieniających się przepisów wiąże się z ryzykiem popełnienia kosztownego błędu. Zagrożenie to można ograniczyć za pomocą ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody związane z prowadzoną działalnością. Z punktu widzenia klienta polisa OC zwiększa wiarygodność i renomę biura rachunkowego.
Biuro Księgowe Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik
Rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym rzadko zastanawiamy się, kto ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy związane ze świadczeniem usług księgowych. Teoretycznie nie ma powodu do obaw, ponieważ jednym z podstawowych obowiązków biur rachunkowych jest posiadanie ważnej polisy OC. Pojawia się jednak pytanie, czy wymóg ten dotyczy każdego biura i czy to faktycznie wystarczające zabezpieczenie? Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach.
Czy ubezpieczenie OC biura rachunkowego jest obowiązkowe?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody związane z prowadzoną działalnością. Wymóg ten wynika bezpośrednio z art. 76h ustawy o rachunkowości. Warto podkreślić, że obowiązek ten dotyczy jedynie usług prowadzenia pełnej księgowości na podstawie wspomnianej ustawy.
Biura rachunkowe, które zajmują się wyłącznie prowadzeniem uproszczonej księgowości (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) lub świadczące tylko usługi kadrowo-płacowe nie muszą posiadać polisy OC. Nie oznacza to jednak, że nie mogą dobrowolnie zdecydować się na wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.
Każdy doświadczony księgowy doskonale wie, że w środowisku skomplikowanych i stale zmieniających się przepisów nietrudno o bardzo kosztowny błąd. Dobrym przykładem potwierdzającym ten stan jest, chociażby chaos związany z Polskim Ładem oraz wprowadzaniem różnego rodzajów tarcz wspomagających przedsiębiorców np. w obliczu gwałtownego wzrostu cen energii. Dlatego pomimo braku ustawowego obowiązku, solidne biura rachunkowe decydują się na wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia OC.
| Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wykonywania usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. |
Jako potencjalni klienci biur rachunkowych musimy pamiętać, że w 2014 roku miała miejsce deregulacja zawodu księgowego, co spowodowało, że prowadzenie ksiąg rachunkowych nie wymaga już dodatkowych uprawnień. Zmiana ta niestety wyraźnie zwiększyła ryzyko powierzenia swoich spraw finansowych w niewłaściwe ręce. Na szczęście bez przeszkód można sprawdzić wykaz osób posiadających certyfikat księgowy lub świadectwo kwalifikacyjne. Kompletna lista dostępna jest w tym miejscu.
Co obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego?
Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego obejmuje swoim zakresem odpowiedzialność cywilną za szkody powstałe w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w związku ze świadczeniem usług prowadzenia ksiąg rachunkowych. Polisą objęty jest zarówno właściciel, jak i pracownicy biura. Ochrona obowiązuje w terminie określonym w umowie podpisanej z towarzystwem ubezpieczeniowym.
| Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. |
W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy kwota 10.000 euro jest wystarczająca? Wszystko zależy m.in. od zakresu usług oraz wielkości i liczby przedsiębiorstw obsługiwanych przez biuro rachunkowe. W przypadku prowadzenia spraw księgowych dla dużych firm podstawowa suma gwarancyjna może okazać się zbyt niska. Z tego powodu towarzystwa ubezpieczeniowe oferują jej podwyższenie w ramach tzw. ubezpieczenia nadwyżkowego. Ponadto w ramach dobrowolnej polisy OC, właściciel biura rachunkowego może dodatkowo ubezpieczyć szkody związane z prowadzeniem:
- obsługi kadrowo-płacowej,
- doradztwa podatkowego.
Podwyższenie obowiązkowej sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC oraz rozszerzenie zakresu polisy na dodatkowe zdarzenia wiąże się z wyższym kosztem takiej ochrony. Warto mieć to na uwadze porównując cenniki wybranych biur rachunkowych.
Czego nie obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego?
Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przytoczonym wcześniej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z dokumentu wynika, że ubezpieczenie OC nie obejmuje szkód:
- Wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu.
- Wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki, o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki. W skrócie mowa tu o posiadaniu pełnej zdolność do czynności prawnych i braku prawomocnego wyroku sądu za przestępstwo przeciwko m.in. wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu.
- Polegających na zapłacie kar umownych.
- Powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.
Co grozi za brak obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego?
W przypadku biur rachunkowych świadczących usługi prowadzenia pełnej księgowości na podstawie ustawy o rachunkowości brak obowiązkowej polisy OC może oznaczać dotkliwe konsekwencje — zaczynając od kary pieniężnej, a na ograniczeniu wolności kończąc. Sankcje te określone są w art. 79 pkt 7 tejże ustawy.
Brak ubezpieczenia powoduje również, że każde, nawet nieświadome działanie na szkodę klienta, wymagać będzie od biura rachunkowego zadośćuczynienia w pełnej wymaganej kwocie. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić nawet do jego upadłości.
Wybór biura rachunkowego prowadzonego przez osobę lub osoby nieposiadające certyfikatu księgowego lub świadectwa kwalifikacyjnego, które nie wykupiło ubezpieczenia OC za szkody związane z prowadzoną działalnością, niesie za sobą pewne ryzyka i dużą dozę niepewności. Dlatego z perspektywy klienta lepiej dopytać o te elementy jeszcze przed podjęciem współpracy. Pozwoli to podjąć bardziej świadomą i przyszłościową decyzję.
Jeśli poszukujesz właśnie biura rachunkowego lub myślisz nad jego zmianą to zapraszamy na konsultacje. Przy okazji zachęcamy do weryfikacji uprawnień księgowych właścicielki naszego biura oraz udostępniamy do wglądu naszą polisę OC.
