Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe? Poradnik dla przedsiębiorcy

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej wiele osób zadaje sobie pytanie — jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe. Podobne przemyślenia mają przedsiębiorcy, którzy bez namysłu wybrali już księgowego i nie są do końca zadowoleni z poziomu świadczonych usług. Podpowiadamy, na co zwracać uwagę podczas wyboru biura rachunkowego i zyskać profesjonalne wsparcie w biznesie.

Biuro Księgowe Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik
 

Aktualnie wiele biur rachunkowych oferuje kompleksowy zakres usług księgowych i kadrowo-płacowych. Nie wszystkie są jednak w stanie spełnić oczekiwania współczesnych przedsiębiorców. Wysokie nasycenie rynku ofertami biur rachunkowych powoduje, że jako początkujący właściciel firmy możesz mieć problem z trafną oceną wszystkich propozycji. Jest jednak kilka elementów, których analiza przybliży Cię do wyboru odpowiedniej opcji.

Zwróć uwagę na zakres oferowanych usług

Pierwsze kroki w biznesie z reguły wymagają wsparcia biura rachunkowego tylko w podstawowym zakresie. Polega ono m.in. na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy, szacowaniu wysokości składek ZUS czy prowadzeniu ewidencji środków trwałych.

Wraz z rozwojem Twojej firmy mogą pojawić się bardziej zróżnicowane potrzeby związane np. z profesjonalną obsługą kadrowo-płacową, doradztwem w zakresie prawa pracy lub optymalizacją kosztów zatrudnienia. Jeśli już na samym starcie wybierzesz biuro rachunkowe świadczące usługi wyłącznie w podstawowym zakresie, to możesz mieć problem, kiedy zwiększysz skalę swojej działalności, zaczniesz zatrudniać pracowników i będziesz generować dziesiątki dokumentów księgowych.

SKORZYSTAJ Z NASZEGO WSPARCIA

Doświadczenie kadry biura rachunkowego robi różnicę

Wybór biura rachunkowego działającego na rynku od kilku miesięcy, które prowadzone jest przez początkujących księgowych, nie musi być złym wyborem, ale niesie za sobą pewne ryzyko. Pamiętaj, że wieloletnie doświadczenie księgowego działa tylko na korzyść Twojej firmy. Choć ustawowa deregulacja zawodu księgowego sprawiła, że właściciele biur rachunkowych nie muszą już posiadać certyfikatu Ministerstwa Finansów, to warto sprawdzić, czy właściciel wybranego biura może pochwalić się takim dokumentem.

Ważne jest również nastawienie na rozwój pracowników zatrudnionych przez biuro rachunkowe, czego potwierdzeniem mogą być zdobyte dyplomy i certyfikaty. Nie bez znaczenia jest także wielkość zespołu — każdy z pracowników biura rachunkowego może bowiem specjalizować się w konkretnym obszarze. Dobrym drogowskazem będą również potwierdzone referencje firm, które są zadowolone z poziomu świadczonych usług.

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji księgowej

Prowadzenie firmy nierozerwalnie związane jest z koniecznością gromadzenia dokumentacji i jej bezpieczną archiwizacją. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi można przechowywać poza siedzibą firmy. Bezpieczne przechowywanie dokumentów przez biuro rachunkowe powoduje, że nie musisz przejmować się ich zagubieniem lub przejęciem poufnych danych przez osoby niepowołane.

W przypadku kontroli ze strony organów skarbowych możesz udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura księgowego do przedstawienia wymaganych dokumentów i reprezentowania Cię w kontaktach z urzędem skarbowym.

Sprawdź również, czy możesz przekazywać dokumenty księgowe do biura rachunkowego drogą elektroniczną. Konieczność dostarczania ich w formie papierowej w dłuższej perspektywie zmęczy każdego przedsiębiorcę. Inna ważna kwestia — elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem ekologicznym.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego

Zgodnie z art. 76h. ustawy o rachunkowości przedsiębiorcy prowadzący usługowo księgi rachunkowe są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Biuro rachunkowe ma obowiązek wykupienia polisy OC nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności.

Zakres polisy może być rozszerzony i chronić biuro rachunkowe od większej liczby ryzyk. Ubezpieczenie dobrowolne może dotyczyć m.in. czynności związanych doradztwem podatkowym, prawidłowym obliczaniem składek ZUS i US lub utratą mienia. Przed wyborem biura rachunkowego sprawdź, czy posiada ono polisę OC i jaki jest jej zakres.

Opłaty za usługi księgowe

Cena jest najczęściej pierwszym elementem, który jest brany pod uwagę w trakcie wyboru biura rachunkowego. Celowo poruszyliśmy tę kwestię w ostatnim rozdziale naszego poradnika. Wynika to z faktu, że analiza opłat powinna być jednym z ostatnich etapów poszukiwania najlepszego biura rachunkowego.

Kierując się wyłącznie kryterium ceny, bez weryfikacji zakresu świadczonych usług, doświadczenia pracowników biura rachunkowego, posiadanych certyfikatów czy sposobu przekazywania dokumentów, może być w przyszłości powodem nieporozumień i niezadowolenia. Z tego powodu porównuj ceny za usługi księgowe w relacji do ich jakości, skali swojej działalności oraz wizji rozwoju firmy w przyszłości.

ZAPOZNAJ SIĘ Z CENNIKIEM NASZYCH USŁUG

Pamiętaj, że podane w cennikach stawki mają często charakter informacyjny. Doświadczeni księgowi są gotowi na negocjowanie opłat i oferują indywidualne podejście, jeśli zamierzasz prowadzić specyficzny rodzaj działalności gospodarczej np. związany z handlem zagranicznym.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe? Podsumowanie

Mamy nadzieję, że przedstawione w poradniku wskazówki pomogą Ci w wyborze biura rachunkowego, które spełni oczekiwania Twojej firmy. To wciąż tylko najbardziej istotne obszary. Jeśli masz nietypowe potrzeby, to zapewne będziesz zwracać uwagę na bardziej wyspecjalizowane usługi.

Pamiętaj, że istnieje jeszcze jeden bardzo ważny element, który trudno uchwycić w ofertach biur rachunkowych. Chodzi tu wspólny język, zrozumienie Twoich indywidualnych potrzeb i poczucie, że pracownicy biura rachunkowego są Twoimi partnerami w biznesie. Możesz to sprawdzić umawiając się na konsultację podatkowo-księgową. W naszym biurze księgowym takie spotkanie jest bezpłatne, więc zapraszamy do kontaktu.

SKORZYSTAJ Z NASZEGO WSPARCIA