Co to są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Przedsiębiorcy ponoszący wydatki w celu osiągnięcia przychodów oraz zabezpieczenia i zachowania ich źródła mogą pomniejszyć swój podatek. Dotyczy to podmiotów rozliczających się z fiskusem na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Sprawdzamy, czym są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej i czy każdy wydatek firmowy może zmniejszyć podstawę opodatkowania.

Biuro Rachunkowe Calculer Bielsko-Biała, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik

Jednym z argumentów, który podnoszony jest podczas porównywania jednoosobowej działalności gospodarczej do zatrudnienia na etacie, jest możliwość generowania kosztów, co ostatecznie przekłada się na niższe zobowiązania podatkowe. To jednak pewne uproszczenie, ponieważ mechanizm ten nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców, a do tego nie każdy wydatek firmowy jest kosztem uzyskania przychodu. Poza tym, aby wydać pieniądze, trzeba je najpierw zarobić.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Koszty tego typu powinny być powiązane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej, a nie służyć zaspokajaniu prywatnych potrzeb właściciela firmy. Obowiązek udowodnienia związku pomiędzy wydatkami a osiągniętymi przychodami firmy leży zawsze po stronie podatnika.

Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości, czy poniesione nakłady mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu, to może wystąpić do fiskusa z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Dokument ten pozwoli udowodnić zasadność takiego wydatku podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Wątpliwości zakresie klasyfikacji wydatków firmowych, jako kosztów uzyskania przychodu, warto skonsultować również z doświadczonym księgowym.

Jakie są popularne koszty uzyskania przychodu?

Każda działalność gospodarcza ma swój specyficzny charakter, jednak można wyróżnić grupy kosztów uzyskania przychodu, które są wspólne dla wielu przedsiębiorstw. Przede wszystkim zaliczamy do nich zakupy materiałów podstawowych i towarów handlowych. Ponadto popularne koszty uzyskania przychodu to wydatki związane z m.in.:

• utrzymaniem lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza tj. czynsz, telekomunikacja, ubezpieczenie majątkowe, sprzątanie,
• wyposażeniem biura,
• zakupem maszyn i urządzeń,
• zakupem komputera i oprogramowania,
• wynagrodzeniem pracowników,
• usługami biura rachunkowego,
• posiadaniem konta bankowego,
• utrzymaniem strony internetowej,
• działaniami marketingowymi,
• amortyzacją środków trwałych,
• zakupem paliwa i eksploatacją pojazdu,
• szkoleniami i warsztatami związanymi z działalnością firmy,
• zakupem książek i czasopism branżowych,
• organizacją imprez integracyjnych.

Zanim wydatek firmowy zostanie ujęty w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) trzeba dokładnie przemyśleć, czy spełnia on odpowiednie kryteria oraz czy mieści się w ramach określonych przez przepisy. Nadinterpretacja w tym zakresie może mieć przykre konsekwencje podczas kontroli podatkowej.

Co nie może być kosztem uzyskania przychodu?

Aby precyzyjnie odpowiedzieć na to pytanie wrócimy do wspomnianej wcześniej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 23 nie uważa się za koszty uzyskania przychodu m.in.:

• wydatków na reprezentację,
• wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• odsetek od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
• podatku dochodowego,
• podatku od spadków i darowizn,
• kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań,
• udzielonych pożyczek, w tym straconych pożyczek,
• odsetek od grzywien i kar.

Katalog wykluczeń prezentowany w przytaczanym art. 23 jest na tyle szeroki, że może być wskazówką w trakcie oceny wydatków pod kątem zmniejszenia podstawy opodatkowania. Wymaga to jednak doświadczenia i biegłości w interpretacji zmieniających się przepisów.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Koszty, które przedsiębiorca chce ująć w KPiR, muszą być odpowiednio udokumentowane. Szczegółowych informacji na ten temat dostarcza Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z rozporządzeniem podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są m.in.:

• faktury,
• faktury VAT RR,
• rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu, obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.

Trzeba również pamiętać, że dowody księgowe muszą być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała. W przypadku dokumentów wystawionych w obcej walucie podatnik zobowiązany jest przeliczyć kwotę na złote polskie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Ponadto sposób opisania dokumentów musi pozwalać na powiązanie ich z konkretnymi zapisami w KPiR.