Kim jest czynny podatnik VAT i czy każdy przedsiębiorca musi płacić VAT?

Czynny podatnik VAT czy podatnik VAT zwolniony? Wbrew pozorom pytanie to zadają nie tylko osoby dopiero planujące założyć działalność gospodarczą. Sprawdź, w jakich sytuacjach musisz zostać czynnym podatnikiem VAT, a kiedy możesz podjąć tę decyzję dobrowolnie. Właściwy wybór może wyraźnie ułatwić Ci prowadzenie biznesu.

Biuro Księgowe Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik

Przed założeniem działalności gospodarczej wiele osób zastanawia się, czy prowadzenie firmy będzie wiązało się z koniecznością odprowadzania podatku VAT. Doniesienia o surowych karach związanych z nieprawidłowym rozliczaniem tej daniny mogą skutecznie zniechęcać do założenia własnego biznesu. W rzeczywistości nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania się jako czynny podatnik VAT, a przestrzeganie obowiązujących zasad nie grozi sankcjami ze strony organów skarbowych. Ważną rolę ogrywa tu jednak wybór odpowiedniego biura rachunkowego i wsparcie doświadczonych księgowych.

Kim jest czynny podatnik VAT?

Czynny podatnik VAT, potocznie zwany vatowcem, jest podmiotem wykonującym w ramach swojej działalności gospodarczej czynności zarejestrowane do VAT, który opłaca podatek od towarów i usług. Może być to m.in. osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. W określonych sytuacjach uzyskanie statusu czynnego podatnika VAT jest wyborem przedsiębiorcy, a w innych obowiązkiem wynikającym z obowiązujących przepisów.

Kiedy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT?

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie każdy przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z VAT. Obowiązek zarejestrowania się do VAT pojawia się w sytuacji, kiedy:

• Wartość sprzedaży firmy przekroczyła w poprzednim roku obrotowym 200.000 zł (zwolnienie podmiotowe). Do limitu nie wlicza się jednak kwoty samego podatku oraz:
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju,
  • sprzedaży określonych towarów i usług, zwolnionych przedmiotowo z VAT,
  • sprzedaży towarów zaliczonych jako środki trwałe i wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji.
• Firma sprzedaje towary i świadczy usługi, które nie są zwolnione z VAT (zwolnienie przedmiotowe). Można wymienić tu sprzedaż m.in. terenów budowlanych, nowych środków transportu, komputerów, wyrobów elektronicznych oraz świadczenie usług prawniczych, jubilerskich, ściągania długów oraz doradztwa z wyłączeniem doradztwa rolniczego.
• Firma nie posiada siedziby w Polsce.

Nawet jeśli przedsiębiorca spełnia przesłanki pozwalające na zwolnienie obowiązku zarejestrowania się do VAT, to może on dobrowolnie zmienić decyzję w tej sprawie. Posiadanie statusu czynnego podatnika VAT może być bowiem dla firmy bardziej opłacalne. Wiąże się to m.in. z możliwością odliczenia podatku VAT od zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Poza tym nie każdy kontrahent chce współpracować z firmą wystawiającą faktury, od których nie można odliczyć podatku od towarów i usług.

Jakie obowiązki ciążą na czynnym podatniku VAT?

Przy dobrowolnej rejestracji jako czynny podatnik VAT warto pamiętać, że oprócz wspomnianych wcześniej korzyści, krok ten oznacza również szereg dodatkowych obowiązków. Wśród najbardziej oczywistych wymienić można:

• terminowe rozliczanie się z urzędem skarbowym na podstawie odpowiedniej deklaracji podatkowej (raz na miesiąc lub raz na kwartał),
• konieczność wyboru odpowiedniej stawki VAT dla poszczególnych produktów i usług,
• prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów,
• skrupulatne śledzenie zmian w przepisach.

Status czynnego podatnika VAT zwiększa również prawdopodobieństwo kontroli ze strony organów skarbowych oraz może wiązać się z koniecznością składania wyjaśnień związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług. Dlatego przed podjęciem decyzji o rejestracji do VAT warto umówić się na konsultację w biurze rachunkowym i skorzystać ze wsparcia doświadczonego księgowego. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy zgodnie z literą prawa muszą płacić VAT i nie mają wyboru w tym zakresie.

Jak zarejestrować się jako czynny podatnik VAT?

Aby zarejestrować się jako czynny podatnik VAT należy skorzystać z formularza VAT-R. Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług znajduje się w tym miejscu. Czynność tę można przeprowadzić przez Internet, listownie lub podczas wizyty w urzędzie skarbowym.

Decydując się na ścieżkę elektroniczną formularz złożysz jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG na stronie Biznes.gov lub przez Portal Podatkowy. Formularz VAT-R może złożyć również przedsiębiorca, który korzystać będzie ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Przekroczenie limitu przychodów pozwalających na zwolnienie z VAT lub zmiana jakichkolwiek danych zawartych w zgłoszeniu wymaga ich niezwłocznej aktualizacji.

Ile kosztuje rejestracja do celów VAT?

Co do zasady rejestracja do celów VAT jest bezpłatna, ale możesz skorzystać z dodatkowych opcji, które wymagają uiszczenia dodatkowych opłat. Jeśli chcesz dokonać rejestracji przez osobę trzecią to musisz zapłacić 17 zł za pełnomocnictwa szczególne PPS-1. Opłaty unikniesz, kiedy pełnomocnictwo udzielane jest mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia rejestracji dla celów VAT to musisz liczyć się z opłatą skarbową w wysokości 170 zł.

Kiedy urząd nie zarejestruje Cię jako podatnika VAT?

Jeśli dane zgłoszone na druku VAT-R nie będą budzić żadnych wątpliwości urzędnika to zostaniesz zarejestrowanym podatnikiem VAT najwcześniej w dniu złożenia tego formularza. W szczególnych przypadkach urząd skarbowy może odmówić rejestracji. Może się to zdarzyć, kiedy:

• dane w zgłoszeniu rejestracyjnym są nieprawdziwe,
• firma wnioskująca o rejestrację nie istnieje,
• urząd nie może skontaktować się z Tobą, ani z Twoim pełnomocnikiem,
• Ty albo Twój pełnomocnik nie stawiacie się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• istnieje podejrzenie, że będziesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych,
• sąd orzekł wobec Ciebie zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Pamiętaj, że możesz sprawdzić m.in. status VAT swoich kontrahentów i numery ich rachunków bankowych w ogólnie dostępnym wykazie prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w poradniku: Co to jest biała lista podatników VAT i kogo dotyczy?