Co to jest biała lista podatników VAT i kogo dotyczy?

Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575 314 115. Biała lista podatników VAT jest elektronicznym wykazem pozwalającym szybko i wygodnie zweryfikować wiarygodność kontrahentów. To ważne, ponieważ zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji. Sprawdzamy zatem, czym jest biała lista podatników VAT, kogo dotyczy i jak skorzystać z rejestru?
 

Prowadzenie działalności gospodarczej rodzi dziesiątki pytań i wątpliwości dotyczących legalności konkretnych czynności. Dynamicznie zmieniające się otoczenie prawne wymaga zaangażowania i prawidłowej interpretacji przepisów. Na szczególną uwagę zasługuje wrażliwy obszar związany z podatkiem VAT. Aby ułatwić przedsiębiorcom sprawdzanie kontrahentów powstała biała lista podatników VAT. Dla więcej informacji zapraszamy na naszą stronę biuro rachunkowe & księgowe bielsko-Biała. Sprawdź nasz cennik

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT funkcjonuje od września 2019 roku i od tego momentu pozwala w prosty i wygodny sposób weryfikować wiarygodność kontrahentów oraz ich numery rachunków bankowych. Rozwiązanie to pozwala również zadbać o większe bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji. W elektronicznym wykazie prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) możemy sprawdzić:

• czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• numer rachunku, na jaki trzeba zapłacić kontrahentowi,
• dlaczego naszemu kontrahentowi odmówiono rejestracji lub wykreślono go z rejestru,
• dlaczego rejestracja naszego kontrahenta, jako podatnika VAT, została przywrócona.

Co ważne wykaz jest aktualizowany raz na dobę, a korzystanie z białej listy podatników VAT jest całkowicie bezpłatne. Kontrahentów można sprawdzić dowolną liczbę razy.

Jakie rachunki bankowe znajdziemy na białej liście?

Numery rachunków firmowych widoczne na białej liście podatników VAT to te same numery, które przekazane zostały do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Są one pobierane z baz Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR). Bank prowadzący nasz rachunek firmowy powinien automatycznie zgłosić go do STIR. Prywatne konta, czyli popularne ROR-y, nie są widoczne na białej liście.

Co zrobić, aby trafić na białą listę podatników VAT?

Aby nasz rachunek firmowy pojawił się na białej liście konieczne jest przekazanie go w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą czynności tej dokonamy przez zmianę wpisu w CEiDG. Inne podmioty mogą zgłaszać swoje rachunki firmowe za pomocą poniższych formularzy:

• NIP-2 (spółki cywilne i podmioty niepodlegające wpisowi w KRS)
• NIP-7 (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niepodlegającą wpisowi do CEiDG)
• NIP-8 (podmioty podlegające wpisowi w KRS).

Zgłoszenie może być złożone w formie papierowej w urzędzie lub elektronicznej przez portal CEiDG lub wysyłkę formularza przez portal e-deklaracje. Jeśli zauważymy, że dane w wykazie są błędne lub nieaktualne to możemy wystąpić do szefa KAS z prośbą o ich usunięcie lub sprostowanie.

Jak skorzystać z białej listy podatników VAT?

Biała lista podatników VAT dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Z wyszukiwarki można korzystać w dowolnym miejscu i czasie. Potrzebny jest tylko smartfon, komputer lub tablet z dostępem do Internetu. Kontrahenta sprawdzimy za pomocą jednego z poniższych elementów:

• numeru konta,
• numeru NIP,
• numeru REGON,
• nazwy podmiotu (przynajmniej 5 znaków z wyłączeniem znaków specjalnych).

Weryfikacji podmiotu można dokonać na każdy dzień, ale maksymalnie do 5 lat wstecz. Wynik wyszukiwania opatrzony jest datą i godziną. Posiada też indywidualny identyfikator wyszukiwania. Warto zapisać ten dokument, gdyby w przyszłości konieczne było udokumentowanie przelewu na konkretny numer rachunku. Można zrobić to szybko i wygodnie klikając w przycisk „drukuj potwierdzenie”.

Jakie informacje można znaleźć w białej liście podatników VAT?

Jeżeli podmiot nie figuruje w rejestrze VAT, to na tym etapie kończy się cała weryfikacja. Jeśli jednak kontrahent znajduje się na białej liście to otrzymujemy dostęp do poniższych danych:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podatnika według stanu na dzień weryfikacji:
  • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
  • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
• numer identyfikacyjny REGON i numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) — o ile zostały nadane,
• adres siedziby — w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności — w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru

oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Jakie są konsekwencje podatkowe za skorzystanie z rachunku spoza białej listy?

Realizacja przelewu na inny numer konta niż wskazany na białej liście może pociągnąć za sobą dotkliwe konsekwencje podatkowe. Od 1 stycznia 2020 roku przelew do kontrahenta przekraczający kwotę 15 tys. zł na inne konto niż podane w wykazie powoduje:

• brak możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów lub części tej kwoty, jeśli została przekazana na inny rachunek niż widoczny na białej liście,
• ryzyko solidarnej odpowiedzialności z kontrahentem za zaległości podatkowe.

Do 7 dni od wykonania przelewu na niewłaściwy rachunek można zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego (14 dni w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii). W takiej sytuacji uwolnimy się od sankcji związanych z popełnionym błędem.