Księga przychodów i rozchodów — czym jest i jak ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest czytelną ewidencją ujmującą zdarzenia gospodarcze występujące w firmie — zarówno od strony przychodów, jak i kosztów. Dokument ten pozwala prawidłowo rozliczać się z urzędem skarbowym, ale nie tylko. Sprawdzamy, czym jest i jak wygląda KPiR, kto powinien ją prowadzić i czy warto robić to samodzielnie?

Biuro Rachunkowe Calculer Bielsko-Biała, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik

Księga przychodów i rozchodów jest ważnym dokumentem nie tylko z punktu widzenia rozliczeń z urzędem skarbowym. Ewidencja ta pozwala również na podejmowanie świadomych decyzji przez przedsiębiorcę, który zyskuje wgląd w swój biznes w bardziej szczegółowym ujęciu. KPiR jest też jednym z podstawowych dokumentów pozwalających bankom ocenić wydolność finansową firmy ubiegającej się o kredyt, pożyczkę lub leasing. Tłumaczy to, dlaczego warto prowadzić księgę przychodów i rozchodów w sposób wnikliwy i rzetelny.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów to uproszczona ewidencja pozwalająca na ujmowanie operacji gospodarczych w firmie. Występuje ona również pod nazwą podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Dzięki sumiennie prowadzonej ewidencji możliwe jest precyzyjne określenie wysokości podstawy opodatkowania. W rezultacie przedsiębiorca może dokładnie oszacować kwotę zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. W KPiR ujmowane są następujące elementy wraz z datami ich wystąpienia:

• przychody ze sprzedaży,
• pozostałe przychody,
• wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• koszty prac badawczo rozwojowych.

Z drugiej strony w KPiR nie ujmuje się:

• kosztów inwestycji w czasie jej realizacji,
• obrotu opakowaniami zwrotnymi,
• zaliczek na poczet sprzedaży lub dostawy towarów i materiałów,
• zaliczek na poczet wykonania usług,
• jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

KPiR powinna być założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Co ważne, od początku 2018 roku nie ma konieczności zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu ewidencji uproszczonej w formie KPiR.

Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, spółki partnerskie, spółki jawne, których właścicielami są osoby fizyczne. Aby skorzystać z ewidencji uproszczonej trzeba spełnić jeszcze dwa poniższe warunki:

1. Rozliczać podatek dochodowy na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawka 12% dla rocznego dochodu do 120.000 zł i 32% dla rocznego dochodu powyżej 120.000 zł) lub liniowo (stawka 19% bez względu na wysokość rocznych dochodów).
2. Przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie mogą być wyższe od równowartości 2.000.000 euro w przeliczeniu na polskie złote. Limit przeliczany jest po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego analizowany rok obrotowy. W 2023 r. limit ten wynosi 9.654.400 zł.

2.000.0000 EUR x 4,8272 PLN/EUR = 9.654.400 PLN

Konieczność prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy również osób:

• duchownych, które nie zdecydowały się na rozliczanie za pomocą zryczałtowanego podatku dochodowego,
• zajmujących się specjalnymi działami produkcji rolnej, które chcą rozliczać się na podstawie KPiR,
• będących przedsiębiorcami żeglugowymi (armatorzy),
• wykonujących działalność w formie agencji i umów zlecenia na podstawie odrębnych przepisów.

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów?

KPiR ma postać tabelaryczną. Jej wzór znajduje się w załączniku nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewidencja może być prowadzona zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Papierowa forma powinna być prowadzona w sposób czytelny i zapewniający łatwy dostęp do wszystkich informacji — strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane.

Prowadząc księgę przychodów i rozchodów w formie elektronicznej trzeba pisemnie określić szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do ewidencji zdarzeń gospodarczych w firmie. Program ma zapewniać szybki wgląd w treść KPiR oraz dawać możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym. Dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub zniekształcenie, a zapisy muszą być prowadzone w złotych polskich i w języku polskim.

Zgodnie z aktualnie obowiązującym wzorem księga przychodów i rozchodów składa się z 17 następujących po sobie kolumn:

1. Numer zapisów do księgi.
2. Data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
3. Numer faktury lub innego dowodu.
4. Imię i nazwisko / firma kontrahenta.
5. Adres kontrahenta.
6. Opis zdarzenia gospodarczego, np. wypłata wynagrodzeń za dany okres.
7. Przychody ze sprzedaży.
8. Pozostałe przychody, np. odpłatne zbycie składników majątku.
9. Suma przychodów z kolumn 7 i 8.
10. Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
11. Koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu.
12. Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom.
13. Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal.
14. Suma wydatków z kolumn 12 i 13.
15. W tej kolumnie można wpisywać zdarzenia gospodarcze niewymienione w kolumnach 1–13.
16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej.
17. Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16.

Czy warto prowadzić KPiR samodzielnie?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowadzić KPiR samodzielnie. Nie można jednak zapominać o wynikających z tego tytułu obowiązkach. Przede wszystkim księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zaniedbania w tym obszarze prowadzić mogą do określenia podstawy opodatkowania przez organy skarbowe lub do nałożenia na przedsiębiorcę kary grzywny.

Dynamicznie zmieniające się przepisy, wzmożone działania konkurencji czy duża liczba dokumentów księgowych mogą doprowadzić do niezamierzonych błędów w ujmowaniu zdarzeń gospodarczych występujących w firmie. Z tego powodu warto zastanowić się, czy nie przekazać tego obowiązku w ręce specjalistów z naszego biura rachunkowego i za stosunkowo niewysoką opłatę zyskać spokój i więcej energii na rozwój prowadzonego biznesu.