Jakie są podstawowe rodzaje faktur w obrocie gospodarczym?

Fakturowanie jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Aby uniknąć problemów z fiskusem i prowadzić swój biznes zgodnie z przepisami, warto zgłębić tę tematykę. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze rodzaje faktur w obrocie gospodarczym.
 
Najczęściej stosowanym dokumentem w obrocie gospodarczym jest faktura VAT, która oprócz potwierdzania przychodów i kosztów, służy także prawidłowemu rozliczaniu podatku od towarów i usług. Jednak to nie jedyny rodzaj faktury, który można wystawiać i otrzymywać w trakcie prowadzenia biznesu.
 
Znajomość różnych rodzajów faktur i ich zastosowania pozwala lepiej dostosować się do oczekiwań kontrahentów oraz prowadzić firmę zgodnie z obowiązującymi przepisami i zaleceniami. Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie fakturowania, zapraszamy do naszej kancelarii, Calculer, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575 314 115. Możesz także skorzystać z naszych usług biuro rachunkowe & księgowe bielsko-Biała dostępnych online.
 

Faktura sprzedaży

Najbardziej popularnym dokumentem funkcjonującym w obrocie gospodarczym jest faktura sprzedaży. Występuje również pod nazwą faktura VAT, ale nie każdy podmiot musi ją wystawiać. Firmy zwolnione z VAT wystawiają ją dobrowolnie lub na żądanie nabywcy. Z kolei czynni podatnicy VAT muszą wystawiać ten dokument, kiedy nabywcą jest inna firma oraz na ewentualne żądanie nabywcy prywatnego.

Faktura VAT dokumentuje sprzedaż towaru lub wykonanie usługi przez przedsiębiorcę na rzecz innej firmy, lub osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej — zarówno w kraju, jak i za granicą. Faktura sprzedaży może mieć postać papierową lub elektroniczną i powinna być wystawiona po jednym egzemplarzu dla każdej strony transakcji.

Zgodnie z ogólną zasadą fakturę VAT należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towaru, ale nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tych czynności. Trzeba jednak pamiętać, że istnieją wyjątki od tej zasady dopuszczające inne terminy. Dotyczą one m.in. usług budowlanych i budowlano-montażowych, drukowania książek czy stałej obsługi prawnej i biurowej.

Faktura powinna zawierać elementy wyszczególnione w ustawie o VAT. Niezachowanie wymogów może spowodować nieważność dokumentu. Poprawnie wystawiona faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia i numer nadany w ramach serii,
• dane identyfikujące strony transakcji,
• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) oraz miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  cenę jednostkową towaru lub usługi netto, stawkę VAT i kwotę należności ogółem.

Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT nie muszą wykazywać na fakturze kwoty ani stawki podatku VAT. Konieczne jest jednak wskazanie podstawy zwolnienia z VAT. Może być to zwolnienie podmiotowe, kiedy przychody firmy nie przekroczyły w poprzednim roku 200 tys. zł lub zwolnienie przedmiotowe przewidziane np. dla usług medycznych.

Skorzystaj z naszego wsparcia

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa, jak sama nazwa wskazuje, służy do dokumentowania otrzymanych zaliczek, przedpłat i zadatków. Praktyka ta służy głównie zabezpieczeniu przedsiębiorcy realizującego usługę lub sprzedaż towarów na rzecz innego podmiotu. Zaliczka może być także jednym ze źródeł finansowania kosztownego przedsięwzięcia, którego realizacja wymaga nakładów przekraczających możliwości finansowe wykonawcy.

Faktura zaliczkowa od nabywcy, która opiewa na częściową kwotę zapłaty, wystawiana jest przed:

• dokonaniem sprzedaży,
• dostawą towarów,
• wykonaniem usługi,
• wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość, z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem części lub całości zapłaty na poczet planowanej dostawy towarów lub wykonania usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty.

Po ostatecznej realizacji usługi lub sprzedaży towaru wystawiana jest faktura końcowa, której kwota pomniejszana jest o wartość otrzymanych wcześniej zaliczek. Natomiast podatek pomniejszany jest o sumę kwot podatku wynikającego z poszczególnych faktur zaliczkowych.

Faktura korygująca

Korekty danych na fakturze może dokonać tylko przedsiębiorca, który wystawił wcześniej pierwotny dokument. Konieczność wprowadzenia zmian na fakturze może być spowodowana:

• pomyłką przy wystawianiu faktury pierwotnej,
• udzieleniem rabatu, upustem lub obniżeniem ceny,
• zwrotem towaru przez klienta,
• zwrotem przez klienta całości lub części zapłaty.

Zmiana danych na fakturze musi być wyraźnie oznaczona jako korekta. Ponadto na fakturze korygującej trzeba uwzględnić jej numer, datę wystawienia i przyczynę korekty. Na dokumencie muszą znaleźć się też dane pozwalające m.in. określić numer korygowanej faktury, nazwę towaru lub usługi objętej korektą i datę wystawienia. Należy także sprawdzić, czy w rezultacie nie zmieni się podstawa opodatkowania lub kwota podatku należnego.

Faktura VAT marża

Szczególne rodzaje transakcji mogą być udokumentowane za pomocą faktury VAT marża. W tym wariancie podstawą opodatkowania jest marża naliczana przez sprzedawcę obniżona o podatek. Procedurą objęte są poniższe rodzaje działalności:

• dostawa towarów używanych tj. samochody, laptopy, telefony,
• dostawa przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,
• usługi turystyczne,
• dostawa dzieł sztuki.

Na fakturze VAT marża nie znajdziemy ceny jednostkowej netto, stawki podatku czy sumy wartości sprzedaży. Na dokumencie znajduje się cena sprzedaży brutto. Wykorzystywanie w rozliczeniach faktury VAT marża jest dobrowolne.

Faktura uproszczona

Należność do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro (jeżeli kwota jest określona w takiej walucie) pozwala wystawić tzw. fakturę uproszczoną. Trzeba mieć jednak na uwadze także ograniczenie przedmiotowe. Fakturą uproszczoną nie można udokumentować:

• sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• sprzedaży na podstawie faktur bez numeru NIP nabywcy,
• transakcji, podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Faktura uproszczona powinna zawierać m.in. datę wystawienia i sprzedaży, kolejny numer w serii, dane identyfikujące strony transakcji (w tym numery NIP), nazwę towaru lub usługi, kwotę należności ogółem oraz kwotę potencjalnego rabatu.

Sprawdź, w czym możemy Ci pomóc