Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą teleinformatyczną pozwalającą wystawiać, wysyłać i bezpiecznie archiwizować tzw. faktury ustrukturyzowane. Rozwiązanie to ma uprościć wzajemne rozliczenia pomiędzy kontrahentami i urzędami skarbowymi oraz uszczelnić system podatkowy w Polsce. Sprawdzamy, czym jest KSeF i na jakie korzyści mogą liczyć przedsiębiorcy korzystający z tego systemu?

Biuro Rachunkowe Calculer Bielsko-Biała, Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/3, 43-300 Bielsko-Biała, 575314115
Sprawdź nasz cennik

Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przystępować i korzystać z platformy KSeF. Od 1 lipca 2024 roku będzie to już czynność obowiązkowa dla wszystkich czynnych podatników VAT. Podatnicy zwolnieni przedmiotowo i podmiotowo z VAT mogą przystąpić do systemu pół roku później — od 1 stycznia 2025 roku. Po upływie wskazanych terminów dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą traktowane jako faktury. Polska jest czwartym krajem wdrażającym to rozwiązanie — po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur jest platformą, która wykorzystywana jest do wystawiania, wysyłania i archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązanie to ma zapewnić bezproblemowy obieg dokumentów w czasie rzeczywistym — zarówno pomiędzy kontrahentami, jak i organami podatkowymi. Dzięki KSeF możliwy jest również błyskawiczny dostęp do bazy wystawionych i otrzymanych faktur. Aby przystąpić do systemu w okresie przejściowym wystarczy skorzystać z aplikacji podatnika KSeF w wersji testowej lub produkcyjnej.

Narzędzia te znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (MF). Z aplikacji podatnika KSeF można korzystać zarówno z poziomu komputera, jak i z poziomu urządzeń mobilnych. Dostęp do narzędzi wymaga autoryzacji za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanych certyfikatów tj.:

• podpis elektroniczny,
• pieczęć elektroniczna,
• podpis zaufany.

Aktualnie faktury ustrukturyzowane działają w obrocie gospodarczym obok standardowych faktur papierowych i elektronicznych. Po wprowadzeniu dokumentu do KSeF jest on weryfikowany pod kątem zgodności danych ze wzorem uwzględnionym w przepisach. Następnie faktura ustrukturyzowana opisywana jest numerem pozwalającym na jej identyfikację.

KSeF daje także możliwość weryfikacji i analizy informacji zawartych w e-Fakturach oraz pozwala na nadawanie, odbieranie i zmianę uprawnień. Platforma pozwala również na odbieranie e-Faktur od kontrahentów.

Co zyska przedsiębiorca dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur?

Z uwagi na fakt, że w okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne, Ministerstwo Finansów stara się zachęcić przedsiębiorców do skorzystania z systemu, oferując im szereg korzyści oraz podkreślając zalety tego rozwiązania. Wśród najważniejszych można wymienić:

• szybszy zwrot podatku VAT — skrócenie okresu oczekiwania z 60 do 45 dni,
• brak obowiązku przechowywania faktur,
• brak konieczności wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych,
• zmniejszenie kosztów wynikających z konieczności utrzymywania archiwum dokumentów papierowych,
• szybki i wygodny dostęp do dokumentów znajdujących się w bazie danych prowadzonej przez ministerstwo,
• zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych,
• przyspieszenie rozliczeń z kontrahentami,
• gwarancję dostarczenia e-Faktury do odbiorcy.

Krajowy System e-Faktur zapewnia przechowywanie dokumentów w bazach ministerstwa przez 10 lat. Zachęcanie przedsiębiorców do korzystania z platformy ma również na celu uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Dzięki KSeF organy skarbowe otrzymują bieżący i całościowy wgląd w transakcje wykonywane przez podatników, ponieważ e-Faktury widoczne są w systemie od razu po ich wystawieniu. Pozwala to na bardziej precyzyjne kontrole i lepsze wykorzystanie zasobów po stronie fiskusa.

Z czym wiąże się wdrożenie KSeF w firmie?

Z zapowiedzi wynika, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie jest operacją prostą, która nie wymaga od przedsiębiorcy szczególnego zaangażowania. Tyle w teorii. W praktyce trzeba liczyć się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych i oprogramowania księgowego do nowych wymogów. Może być to początkowo problematyczne dla podmiotów wystawiających i otrzymujących wiele faktur w ciągu miesiąca.

Firmy komercyjne oferujące oprogramowanie księgowe podjęły już działania w celu dostosowania swoich systemów i aplikacji do nowej rzeczywistości. Z kolei Ministerstwo Finansów udostępnia na swojej stronie internetowej dokumenty ułatwiające integrację oprogramowania księgowego z KSeF (również w języku angielskim) oraz dokumentację struktury logicznej e-Faktur.

Czy KSeF zastąpi Platformę Elektronicznego Fakturowania?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) stworzona została w celu przekazywania dokumentów ustrukturyzowanych (nie tylko faktur) pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a jednostkami budżetowymi. Dokumentacja ta jednak w żaden sposób nie jest powiązana z KSeF i faktury wystawione w jednym z systemów, nie są widoczne w drugim. Obecnie Krajowy System e-Faktur i Platforma Elektronicznego Fakturowania działają odrębnie, ale nie można wykluczyć, że w przyszłości nastąpi ich częściowa lub całościowa integracja.

Bez względu na to, czy wystawiacie Państwo faktury według dotychczasowych zasad, czy korzystacie już z testowych możliwości KSeF, zapraszamy na bezpłatne konsultacje ze specjalistami z naszego biura rachunkowego. Ostatnie kwartały potwierdziły, że prowadzenie firmy to także wyzwania związane z dynamiczną zmianą przepisów podatkowych, a ich prawidłowa interpretacja może być drogą do satysfakcji i lepszych wyników prowadzonego biznesu.