Odpowiedzialność członka zarządu – co powinien wiedzieć każdy prezes spółki?

Pełnienie funkcji członka zarządu wiąże się nie tylko z podejmowaniem decyzji biznesowych, ale również z odpowiedzialnością za sprawy spółki. Wyjaśniamy, kiedy powstaje odpowiedzialność i jak ograniczyć związane z nią ryzyko.

Za co odpowiada członek zarządu spółki?

Zakres odpowiedzialności zależy od rodzaju naruszenia i sytuacji spółki. Może obejmować odpowiedzialność cywilną, karną i podatkową.

Odpowiedzialność cywilna członka zarządu

Członek zarządu może odpowiadać za szkodę wyrządzoną spółce na skutek działania sprzecznego z prawem lub umową spółki. Znaczenie dla sprawy ma również kwestia zachowania należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.

Odpowiedzialność karna członka zarządu

Prezes lub inny członek zarządu może ponosić odpowiedzialność karną za przestępstwa związane z działalnością spółki, np. niektóre naruszenia obowiązków podatkowych, gospodarczych czy pracowniczych. Odpowiedzialność karna zawsze dotyczy konkretnego czynu.

Odpowiedzialność podatkowa członka zarządu

Członek zarządu może odpowiadać za zaległości podatkowe spółki całym swoim majątkiem, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna i nie zachodzą przesłanki uwalniające od odpowiedzialności określone w Ordynacji podatkowej.

Kiedy prezes może odpowiadać własnym majątkiem?

Sam fakt pełnienia funkcji prezesa nie oznacza automatycznej odpowiedzialności za wszystkie długi spółki. Dla spółek z o.o. zastosowanie ma art. 299 Kodeksu spółek handlowych.

Odpowiadanie prywatnym majątkiem następuje, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, a w odpowiednim terminie nie złożono wniosku o upadłość lub nie otwarto postępowania restrukturyzacyjnego.

Odpowiedzialność zarządu za długi spółki z o.o.

Dług należy do spółki, a nie do prezesa. Jeżeli wierzyciel wykaże bezskuteczność egzekucji przeciwko spółce, członek zarządu może próbować uwolnić się od odpowiedzialności, wykazując m.in. terminowe złożenie wniosku o upadłość, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego albo brak swojej winy w niezłożeniu wniosku.

Odpowiedzialność za niezłożenie wniosku o upadłość

Odpowiedzialność za niezgłoszenie wniosku spoczywa na członkach zarządu. Prawo upadłościowe przewiduje termin 30 dni od dnia wystąpienia podstawy do ogłoszenia upadłości na złożenie wniosku.

Prezes nie powinien więc czekać, aż firma całkowicie przestanie działać.

Czy prezes zarządu odpowiada za ZUS?

Każdy członek zarządu może odpowiadać za ZUS. Jeśli spółka nie zapłaci należnych składek, a egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna, ZUS może dochodzić należności na zasadach wynikających z przepisów o odpowiedzialności osób trzecich za zaległości.

Za co może odpowiadać prezes, a za co pozostali członkowie zarządu?

Odpowiedzialność formalna prezesa i pozostałych członków zarządu jest na ogół taka sama, jednak przy odszkodowaniach wobec spółki lub odpowiedzialności karnej sądy badają, kto faktycznie odpowiadał za dany obszar.

Kiedy członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności?

Jeśli zachodzi odpowiedzialność z art. 299 KSH, pod uwagę bierze się terminowe podjęcie działań związanych z niewypłacalnością, brak winy albo wykazanie, że wierzyciel nie poniósł szkody wynikającej z braku odpowiedniej reakcji.

Jak dokumentować decyzje zarządu?

Przechowywane powinny być przede wszystkim:

• uchwały,
• protokoły posiedzeń,
• analizy finansowe,
• prognozy przepływów pieniężnych,
• korespondencja z księgowością,
• opinie doradców.

Dokumentacja może okazać się pomocna w przypadku problemów z płynnością, dużych inwestycji, zaciągania nowych zobowiązań, negocjowania zadłużenia czy decyzji dotyczących dalszego funkcjonowania spółki.

Odpowiedzialność zarządu – co powinien sprawdzać prezes co miesiąc?

Prezes powinien regularnie sprawdzać podstawowe dane pokazujące, czy spółka ma pieniądze na bieżące zobowiązania. Raz w miesiącu warto skontrolować:

• stan gotówki i środków na rachunkach,
• należności od klientów i ich przeterminowanie,
• zobowiązania wobec kontrahentów,
• podatki i terminy ich zapłaty,
• składki ZUS,
• kredyty, raty i inne finansowanie,
• wynagrodzenia pracowników,
• zaległości wobec kontrahentów,
• prognozę przepływów pieniężnych,
• potencjalne spory i roszczenia,
• nowe zobowiązania.

Co każdy prezes powinien zrobić, zanim pojawią się problemy?

Odpowiedzialność zarządu spółki w dużej mierze zależy od tego, czy prezes potrafi odpowiednio wcześnie zauważyć problem i udokumentować reakcję.

1. Monitoruj finanse spółki.

Prezes powinien znać nie tylko przychody i zysk, ale przede wszystkim stan gotówki, wysokość zobowiązań i to, czy firma będzie miała pieniądze na płatności w kolejnych tygodniach.

2. Reaguj odpowiednio wcześnie.

Jeśli spółka zaczyna tracić zdolność do regulowania zobowiązań, trzeba ustalić, czy powstała podstawa do restrukturyzacji albo złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości.

3. Dokumentuj decyzje.

Dzięki uchwałom, analizom, prognozom finansowym i opiniom specjalistów można wykazać, jakie informacje posiadał zarząd i jakie działania podjął.

Bieżąca współpraca z biurem rachunkowym ma znaczenie nie tylko przy rozliczeniach podatkowych. Zapraszamy do współpracy z naszymi profesjonalistami. Dzięki dobrze prowadzonej księgowości możemy zauważyć w porę wzrost zadłużenia, problemy z płynnością czy narastające zaległości.

Odpowiedzialność członka zarządu (FAQ)

Jak długo trwa odpowiedzialność członka zarządu?

Podstawowy termin przedawnienia roszczeń przeciwko członkowi zarządu wynosi 3 lata od dnia, w którym wierzyciel dowiedział się lub przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć o bezskuteczności egzekucji z majątku spółki.

Czy członek zarządu może odpowiadać za błędną decyzję biznesową?

Tak, jeśli decyzja została podjęta z naruszeniem prawa, umowy spółki lub w warunkach braku należytej staranności.

Czy członek zarządu odpowiada za zobowiązania powstałe przed jego powołaniem?

Członek zarządu nie odpowiada za stare długi spółki. Może jednak odpowiadać za zaległości podatkowe spółki powstałe również przed jego powołaniem, jeśli termin płatności tych zobowiązań upływał w czasie, gdy pełnił on swoje obowiązki, a zarząd nie zgłosił w porę wniosku o upadłość.

Czy rezygnacja z funkcji zwalnia z odpowiedzialności?

Nie, rezygnacja nie zwalnia z odpowiedzialności za okres pełnienia funkcji członka zarządu.