Jak zmienić biuro rachunkowe bez chaosu? Kompletny przewodnik

Strach przed problemami z dokumentacją i księgowością często powstrzymuje przedsiębiorców przed zmianą biura rachunkowego. Chaosu da się jednak uniknąć – podpowiadamy jak.

Czy warto zmienić biuro rachunkowe?

Jeśli obecna obsługa nie odpowiada potrzebom firmy, zmiana biura rachunkowego ma duży sens. Najczęstsze powody podjęcia takiej decyzji to m.in.:

• brak kontaktu z księgowym,
• opóźnienia w przekazywaniu informacji o podatkach,
• błędy w księgowości,
• brak doradztwa,
• niewystarczające wsparcie przy rozwoju firmy.

Przedsiębiorcy nierzadko zmieniają swoje obecne biuro rachunkowe również wtedy, gdy przechodzą na pełną księgowość, zakładają spółkę, zaczynają zatrudniać pracowników lub prowadzić działalność międzynarodową.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Najprościej przeprowadzić zmianę na początku roku podatkowego, jednak nie oznacza to, że zawsze trzeba czekać do stycznia. Zmiana dotychczasowego biura w trakcie roku jest możliwa pod warunkiem prawidłowego przekazania dokumentacji i ustalenia daty przejęcia księgowości.

Szczególnie ważne jest określenie, które deklaracje i rozliczenia przygotowuje poprzednie biuro, a które już nowe.

Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku?

Zmiana powinna mieć jasno określony harmonogram.

1. Sprawdź umowę z obecnym biurem – zweryfikuj okres wypowiedzenia, sposób rozwiązania umowy i ewentualne opłaty.
2. Wybierz nowe biuro – przed podpisaniem umowy ustal zakres obsługi i datę rozpoczęcia współpracy.
3. Ustal datę przejęcia księgowości – wskaż konkretny dzień i miesiąc.
4. Złóż wypowiedzenie umowy zgodnie z obowiązującymi warunkami.
5. Przygotuj listę dokumentów do przekazania – m.in. księgi, ewidencje, deklaracje i rozliczenia.
6. Odbierz dokumentację od poprzedniego biura.
7. Przekaż dokumenty nowemu biuru i ustal sposób dostarczania kolejnych dokumentów.
8. Zaktualizuj pełnomocnictwa i dostępy do systemów potrzebnych do obsługi firmy.
9. Ustal odpowiedzialność za poszczególne okresy rozliczeniowe.
10. Zweryfikuj pierwsze rozliczenie przygotowane przez nowe biuro.

Jak wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym?

Przede wszystkim należy sprawdzić zasady wypowiedzenia zawarte konkretnie w umowie z biurem. Zerwanie współpracy może nastąpić z zachowaniem ustalonego okresu wypowiedzenia, w trybie natychmiastowym lub z czasem na jaki umówiono się zgodnie z porozumieniem stron. Ostatni ze sposobów uchodzi za najbardziej ugodowy.

Jakie dokumenty powinno przekazać poprzednie biuro rachunkowe?

Poprzednie biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać komplet dokumentów księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych prowadzonych w trakcie współpracy. To m.in. księga podatkowa, rejestry VAT, ewidencje, deklaracje i zaliczki, dokumenty źródłowe oraz historia rozliczeń.

Co z pełnomocnictwami i dostępem do urzędu skarbowego?

Samo rozpoczęcie współpracy z nowym biurem nie oznacza automatycznego przejęcia wszystkich pełnomocnictw. Należy dopilnować, jakie uprawnienia zostały udzielone poprzedniemu biuru i w razie potrzeby nadać nowe.

Dostępy można odebrać i nadać poprzez e-Urząd Skarbowy.

Kto odpowiada za księgowość podczas zmiany biura rachunkowego?

Za poprawność rozliczeń i prowadzenie ksiąg w trakcie zmiany odpowiada przedsiębiorca, a po stronie poszczególnych biur pozostają okresy, w których świadczyły one usługi.

Jak uniknąć chaosu w pierwszym miesiącu po zmianie biura rachunkowego?

Pierwszy miesiąc warto potraktować jako okres kontrolny. Oto praktyczna lista obszarów do weryfikacji:

• komplet przekazanych dokumentów,
• dostęp do wymaganych systemów,
• prawidłowo ustawione pełnomocnictwa,
• ostatnie deklaracje przygotowane przez poprzednie biuro,
• brak zaległości podatkowych i ZUS,
• zgodne salda rozrachunków,
• zaksięgowanie wszystkich faktur,
• najbliższe terminy podatkowe i składkowe.

Ile kosztuje zmiana biura rachunkowego?

Standardowo wypowiedzenie umowy nie wiąże się z dodatkowymi karami, jeśli zostało zgłoszone zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli rezygnujesz ze współpracy w trybie natychmiastowym wbrew zapisom umowy, dotychczasowe biuro może naliczyć karę umowną lub zażądać zapłaty abonamentu za cały okres wypowiedzenia.

Pierwsze biuro ma obowiązek bezpłatnie wydać dokumenty księgowe. Niektóre biura naliczają opłaty za nietypowe czynności, np. uporządkowanie wielomiesięcznych zaległości.

Nowe biuro często pobiera standardową opłatę abonamentową za pierwszy miesiąc współpracy. Samo odwołanie starych pełnomocnictw jest bezpłatne, lecz jeśli zlecisz to zadanie nowemu biuru lub doradcy podatkowemu, koszt może wynieść od kilkudziesięciu do kilkuset złotych.

Większa liczba dokumentów może wiązać się z wyższą ceną obsługi.

Jak wybrać nowe biuro rachunkowe?

Profesjonalne biuro rachunkowe może nie być tym najtańszym, dlatego poza miesięczną ceną przedsiębiorca powinien uwzględnić zakres obsługi, sposób komunikacji, doświadczenie w konkretnej formie działalności i to, czy biuro zajmuje się sprawami faktycznie dotyczącymi firmy.

Przed podpisaniem umowy zapytaj o terminy przekazywania dokumentów, sposób kontaktu, dodatkowe opłaty i zakres odpowiedzialności biura.

Zmiana biura rachunkowego – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak, pod warunkiem prawidłowego ustalenia przejęcia daty księgowości i przekazania nowemu biuru kompletnej dokumentacji.

Ile trwa zmiana biura rachunkowego?

Samo wypowiedzenie trwa zgodnie z terminem ustalonym w umowie. Techniczne przekazanie dokumentacji może zająć od kilku dni do kilku tygodni.

Kto odpowiada za błędy starego biura rachunkowego?

Za błędy przypadające na okres obsługi poprzedniego biura odpowiada ono. Zmiana biura rachunkowego nie proponuje przeniesienia odpowiedzialności za wcześniejsze błędy na nowego księgowego.

Czy należy zgłosić zmianę biura rachunkowego do urzędu skarbowego?

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej należy zaktualizować dane biura w CEIDG, a spółki muszą zrobić to w KRS. Jeśli nowy księgowy będzie wysyłał deklaracje w imieniu przedsiębiorcy, konieczne jest złożenie nowego pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym.

Co zrobić, jeśli poprzednie biuro rachunkowe nie chce przekazać dokumentów?

Poprzednie biuro rachunkowe ma prawny obowiązek wydać dokumentację księgową. W przypadku odmowy wyślij pisemne wezwanie do wydania dokumentów za potwierdzeniem odbioru, a przy dalszym braku reakcji zgłoś sprawę na policję lub poinformuj urząd skarbowy.

Zmiana biura rachunkowego bez chaosu – najważniejsze zasady

Zmiana biura rachunkowego wymaga odpowiedniego przygotowania, dzięki któremu proces przebiegnie bez poczucia chaosu.

Calculer może pomóc w sprawnym przejęciu księgowości i uporządkowaniu rozliczeń – zapraszamy do kontaktu.