Subiekt123 i Portal Biura dla stałych klientów Biura Rachunkowego CALCULER

Comiesięczne kompletowanie faktur oraz innych dokumentów, które musisz przekazać do biura rachunkowego, z pewnością nie jest Twoją ulubioną czynnością związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej. Skorzystanie z odpowiedniego oprogramowania pozwala jednak maksymalnie uprościć tę rutynę, oszczędzić czas oraz zapewnić bieżący wgląd w postępy prac nad dokumentacją księgową. Co ważne, zyskujesz dostęp do tego typu rozwiązań przez internet — o dowolnej porze dnia lub nocy. Warunkiem jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego.

SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER

Co zyskasz korzystając z systemu Subiekt123?

Pierwszym rozwiązaniem, z którego możesz skorzystać decydując się na współpracę z Biurem Rachunkowym CALCULER jest system Subiekt123. Jest to usługa online (dostępna w chmurze), dzięki czemu nie musisz instalować na swoim komputerze dodatkowego oprogramowania. Do systemu zalogujesz się za pomocą loginu i hasła, które otrzymasz od pracowników biura. Pulpit Subiekta123 prezentuje poniższy zrzut ekranu (dane firmy zostały usunięte):

Pulpit jest w pełni interaktywny. Możesz dostosować go do swoich potrzeb dokładając kolejne kafle. W przedstawionej konfiguracji masz możliwość szybkiego wystawienia faktury,
paragonu oraz zyskujesz wgląd w czytelny terminarz, który przypomina m.in. o zbliżającym się terminie płatności składki ZUS lub złożenia deklaracji VAT. Korzystając z przycisku „+”, który znajduje się w prawym dolnym rogu możesz dodatkowo osadzić na pulpicie:

• skrót do zestawienia np. bilansu,
• skrót do dokumentu,
• skrót do dokumentu z klientem,
• notatkę.

Z myślą o estetach twórcy systemu przygotowali również możliwość zmiany tła. Po prawej stronie pulpitu znajduje się menu, dzięki któremu w intuicyjny sposób wykonasz żądaną operację. Po rozwinięciu sekcji „Sprzedaż” otrzymujesz możliwość wystawienia:

• faktury,
• paragonu,
• faktury zaliczkowej,
• faktury marża,
• faktury pro forma,
• faktur cyklicznych.

Ponadto Subiekt123 pozwala tworzyć bazy kontrahentów, wprowadzać konkretne produkty i usługi, ewidencjonować wydatki firmowe wraz z fakturami zakupu oraz dodawać inne dokumenty księgowe. Bardzo użyteczną funkcją jest możliwość generowania zestawień, które obejmują m.in.:

• sprzedaż we wskazanym okresie,
• sprzedaż według klientów,
• sprzedaż według produktów,
• zakupy we wskazanym okresie,
• płatności nierozliczone.

Jak wystawić fakturę w systemie Subiekt123?

W pierwszej kolejności musisz wybrać opcję wywołującą schemat tworzenia faktury. Najkrótszą ścieżką jest kliknięcie skrótu „Nowa faktura”, który domyślnie osadzony jest na pulpicie. Drugim sposobem jest skorzystanie z menu, rozwinięcie sekcji „Sprzedaż”, a następnie wybranie symbolu „+” znajdującego się przy pozycji „Faktury”. Trzecią metodą jest wybór pozycji „Faktury” i kliknięcie pomarańczowego przycisku z symbolem „+”, który widoczny jest w prawym górnym rogu ekranu. Bez względu na wybraną ścieżkę system wyświetli poniższy schemat tworzenia nowej faktury:

W pierwszej kolejności określ domyślny sposób wyliczania dokumentu (brutto/netto), walutę, rodzaj transakcji i oznaczenia JPK. Następnie wykonaj kolejno poniższe kroki:

1. Wybierz klienta z listy lub dodaj nowego kontrahenta do kartoteki klikając w zieloną ikonę „+”.
2. Sprawdź, czy odpowiadają Ci domyślnie ustawione daty. Jeśli nie, to możesz je zmodyfikować. Miejsce wystawienia faktury pobierane jest automatycznie z danych, które zostały wprowadzone podczas zakładania Twojego konta w InsERT (dostawca Subiekta123 i Portalu Biura).
3. Wprowadź produkty do faktury wybierając je ze stworzonej wcześniej kartoteki lub dołóż nowe, korzystając z opcji „dodaj produkt do dokumentu”.
4. Sprawdź, czy wartość faktury jest prawidłowa oraz wybierz dogodną formę i termin płatności (możesz wprowadzić również własny opis terminu płatności np. 10 dni od podpisania kontraktu).
5. Określ czy ma być zastosowany mechanizm podzielonej płatności.
6. Opcjonalnie możesz wprowadzić dane odbiorcy faktury i jej dodatkowy opis.
7. W sekcji „Inny adres dostawy” możesz wprowadzić dodatkowe dane związane z dostawą towarów.
8. Zapisz fakturę.

Możliwość automatycznego uzupełniania niektórych danych sprawia, że wystawianie faktur jest szybkie i bardzo wygodne. Zapisaną w systemie fakturę możesz wysłać do kontrahenta bezpośrednio z systemu lub zapisać na dysku lokalnym.

Jak dodać kontrahenta w systemie Subiekt123?

W poprzednim rozdziale zdradziliśmy, że masz możliwość dodania do rejestru nowego kontrahenta już na etapie wystawiania faktury. Nie jest to jednak jedyna możliwość. Podobnie jak w przypadku faktur, nowego klienta dodasz także wybierając „+”, który znajduje się w menu w pozycji „Klienci” lub wchodząc w tę pozycję i klikając pomarańczowy przycisku z symbolem „+” w prawym górnym rogu ekranu. Schemat pozwalający dodać kontrahenta prezentuje się następująco (dane firmy zostały usunięte):

Wypełniając formatkę w pierwszej kolejności wskaż, czy wprowadzany do rejestru klient jest firmą czy osobą fizyczną. Jeśli to firma, to uzupełnij jej numer NIP. W przypadku osoby fizycznej wprowadź jej numer PESEL. Już na tym etapie możesz pobrać pozostałe dane klienta bezpośrednio z bazy GUS, dzięki czemu oszczędzisz czas i zminimalizujesz ryzyko potencjalnych błędów. Jeśli wolisz wprowadzać wszystkie dane ręcznie, to system dopuszcza taką możliwość.

Co zyskasz korzystając z usługi Portal Biura?

Portal Biura jest rozwiązaniem, które ułatwia komunikację z biurem rachunkowym i pozwoli Ci na bieżąco kontrolować procesy związane z rozliczaniem dokumentów w Twojej firmie. Dzięki aplikacji zyskujesz możliwość przesyłania dokumentów zapisanych w formie plików PDF, a nawet ich zdjęć wykonanych za pomocą smartfonu. Podstawowy pulpit Portalu Biura prezentuje się następująco (dane firmy zostały usunięte):

Jeśli chcesz wygodnie wysyłać dokumenty do księgowości za pośrednictwem Portalu Biura, to wystarczy, że skontaktujesz się ze swoim biurem rachunkowym i poprosisz o włączenie usługi „Dokumenty”. Odpowiednia sekcja pojawi się na pasku bocznym i będzie osadzona pod sekcją „Start”. Pozostałe moduły Portalu Biura przyniosą Ci następujące korzyści:

• moduł Start — integruje podstawowe informacje i zadania do wykonania w najbliższym czasie. Sprawdzisz tu również, czy zaliczki na podatek PIT i składki ZUS zostały rozliczone w terminie. Masz również możliwość zlecenia przelewu online bezpośrednio z systemu oraz wyliczenia należnych odsetek od zaległości podatkowych;
• moduł Podatki i ZUS — jest to sekcja powiązana bezpośrednio z właścicielem firmy. W tym miejscu sprawdzisz rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS-em we wskazanych terminach. W szczegółach rozliczeń możesz sprawdzić m.in. kwotę poszczególnych składek i numery rachunków, na które należy kierować wpłaty;
• moduł Księgi rachunkowe — sprawdzisz tu informacje dotyczące przychodów, zakupów, wydatków i dochodów w podziale na miesiące. W ujęciu szczegółowym zweryfikujesz wszystkie faktury ujęte w danym okresie;
• moduł Ewidencja VAT — ujmuje w rozbiciu na miesiące sprzedaż netto, podatek należny, zakup netto, podatek do odliczenia, dochód netto i różnicę podatku;
• moduł Rozrachunki — przyda Ci się w trakcie weryfikacji kwoty należności i zobowiązań wraz z terminami płatności;
• moduł Podatki — ułatwia terminowe rozliczanie się z fiskusem. Znajdziesz tu wszystkie dane potrzebne do zlecenia płatności;
• moduł Wynagrodzenia — to sekcja związana z pracownikami Twojej firmy. W tym miejscu sprawdzisz szczegóły wynagrodzeń w wybranych przedziałach czasu w podziale na wypłaty brutto, wypłaty netto, zaliczki i ZUS;
• moduł Podatki i ZUS — to odrębne miejsce, w którym prezentowane są zobowiązania podatkowe i zobowiązania wobec ZUS przypisane do zatrudnionych pracowników.

Co ważne, wszystkie dane ujęte w powyższych modułach możesz pobrać w pliku .csv lub .xlsx, co odczuwalnie ułatwia np. prognozowanie lub prowadzenie symulacji dla zróżnicowanych scenariuszy. Na koniec warto wspomnieć o bardzo użytecznym systemie powiadomień, który pozwoli Ci wywiązywać się ze swoich obowiązków podatkowo-składkowych w ustawowych terminach. Przypomnienia skonfigurujesz za pomocą czytelnego panelu (dane firmy zostały usunięte):

Jak klienci Biura Rachunkowego CALCULER mogą skorzystać z Subiekt123 i Portalu Biura?

Jeśli jesteś stałym klientem Biura Rachunkowego CALCULER lub dopiero planujesz skorzystać z naszych usług, to jednym z argumentów przemawiających za rozpoczęciem współpracy może być dostęp do systemu Subiekt123 i Portalu Biura. Wystarczy, że:

1. Odwiedzisz naszą stronę internetową: https://calculer.pl/
2. W stopce strony wybierzesz Subiekt123 lub Portal Biura. Możesz również skorzystać z przycisku Portal Biura, który osadzony jest w menu strony.
3. Zalogujesz się za pomocą otrzymanego od nas loginu i hasła.
4. W prawym górnym rogu przejdziesz do menu i wybierzesz aplikację Subiekt 123 lub Portal Biura.

Opłaty za Subiekta123 i Portal Biura uzależnione są od skali współpracy z naszym biurem. Stawki prezentują się następująco:

• Pakiet Micro — po 15 zł miesięcznie za każdy z programów;
• Pakiet Mini — 15 zł miesięcznie za Portal Biura oraz bezpłatny dostęp do Subiekta123;
• Pakiet Standard — bezpłatny dostęp do Portalu Biura i Subiekta123.

Pamiętaj, żeby nie zmieniać otrzymanego od nas loginu i hasła. Mamy nadzieję, że dostęp do powyższego oprogramowania ułatwi Ci prowadzenie działalności gospodarczej, uporządkuje procesy związane z obiegiem dokumentacji w firmie oraz uprości rozliczenia podatkowo-składkowe. Jeśli masz dodatkowe pytania lub jakiekolwiek wątpliwości, to zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym.

SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER