Roczne sprawozdanie finansowe firmy – jak je przygotować?

Roczne sprawozdanie finansowe jest jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość. Aby prawidłowo przygotować ten dokument, należy znać niezbędne przepisy, terminy i procedury formalne. O czym musisz pamiętać? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.

Czym jest sprawozdanie finansowe firmy?

Sprawozdanie finansowe to zestawienie informacji finansowych sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych jednostki. Jego celem jest jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego przedsiębiorstwa za dany rok obrotowy. Dokument ten sporządza się na zakończenie roku obrotowego, a następnie jest on zatwierdzany przez właściwe organy: zgromadzenie wspólników, walne zgromadzenie akcjonariuszy czy właściciela firmy.

Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe?

Obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych jest regulowany przez przepisy ustawy o rachunkowości. Dotyczy on podmiotów prowadzących księgi rachunkowe:

• spółek kapitałowych,
• spółek komandytowych,
• spółek komandytowo-akcyjnych,
• innych jednostek, które przekroczyły ustawowe limity przychodów lub dobrowolnie zdecydowały się na pełną księgowość.

Kto nie ma obowiązku składania sprawozdania finansowego?

Z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego zwolnione są spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, o ile ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2,5 mln euro w przeliczeniu na walutę polską oraz jeżeli nie prowadzą ksiąg rachunkowych. W takich przypadkach przedsiębiorcy rozliczają się na podstawie uproszczonych form ewidencji.

Elementy rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe składa się z kilku wzajemnie powiązanych elementów.

Podstawę stanowi bilans, który pokazuje aktywa (środki trwałe, nieruchomości, wartości niematerialne) i pasywa (kapitał, udziały własne) firmy na dzień bilansowy, a także rachunek zysków i strat, obrazujący wynik finansowy osiągnięty w danym roku.

Uzupełnieniem jest informacja dodatkowa. Podmioty zobowiązane do badania sprawozdań, duże jednostki i podmioty z sektora finansów publicznych muszą przedstawiać zestawienie zmian w kapitale i rachunek przepływów pieniężnych.

Wszystkie elementy powinny odzwierciedlać specyfikę działalności jednostki i być ze sobą spójne.

Przygotowanie dokumentów do sprawozdania finansowego

Początkiem sporządzania sprawozdania finansowego jest zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy. Następnie należy szczegółowo zweryfikować zapisy księgowe, uzgodnić salda kont i przeprowadzić inwentaryzację aktywów oraz pasywów.

Dzięki tym działaniom można potwierdzić poprawność danych finansowych, które znajdą się w sprawozdaniu.

Raport biegłego rewidenta – kiedy jest obowiązkowy?

Nie wszystkie jednostki muszą poddawać swoje sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta. Tym obowiązkiem są objęte przede wszystkim większe podmioty i firmy działające na rynku regulowanym. Opinia biegłego rewidenta zwiększa wiarygodność sprawozdania finansowego i ma szczególne znaczenie dla inwestorów, kontrahentów i instytucji finansowych.

Jak przygotować sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej, w określonym formacie XML. Zakres obowiązków i procedura przygotowania dokumentu różnią się w zależności od tego, czy przedsiębiorca jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, czy składa dokumenty bezpośrednio do organów podatkowych. W każdym przypadku musi zadbać o zgodność danych z księgami rachunkowymi.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Gotowe sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dokument podpisują wszyscy członkowie zarządu lub osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?

Do KRS sprawozdania składają podmioty w nim wpisane (spółki handlowe, przedsiębiorstwa państwowe) za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych. Sprawozdania do KAS wpływają natomiast od podatników CIT, którzy nie są wpisani do KRS (np. fundacje, stowarzyszenia prowadzące działalność).

Zgodnie z obowiązkiem sporządzenia sprawozdań finansowych, termin to 3 miesiące od dnia bilansowego (zazwyczaj do 31 marca). Na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jest natomiast 6 miesięcy od dnia bilansowego (najczęściej do 30 czerwca). Złożenie w KRS następuje w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia (zazwyczaj do 15 lipca), a w KAS – do 30 kwietnia.

W przypadku złożenia sprawozdania przez portal S24 należy liczyć się z opłatą w wysokości 140 zł.

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe

Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe to narzędzie umożliwiające elektroniczne składanie dokumentów finansowych do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Cały proces obejmuje przygotowanie plików, ich podpisanie i wysłanie za pośrednictwem systemu. Powszechnie zdarzają się wówczas następujące błędy, których warto unikać:

• nieprawidłowy format plików,
• brak wymaganych podpisów,
• niezgodność danych.

Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego

Niezłożenie rocznego sprawozdania finansowego w terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami. Przedsiębiorcy narażają się na kary finansowe, a członkowie zarządu osób prawnych mogą ponosić odpowiedzialność osobistą. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet wykreślenie podmiotu z rejestru przedsiębiorców.

Podsumowanie – przygotowanie firmy do rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe to dokument, który pokazuje rzeczywistą sytuację firmy. Jego prawidłowe sporządzenie wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także dokładności i dobrej organizacji pracy.

Aby mieć pewność, że sprawozdanie zostanie przygotowane prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi terminami, warto współpracować z zaufanym biurem rachunkowym. Zapraszamy do kontaktu.