Kto nie musi korzystać z KSeF?

Wyobraź sobie świat, w którym żadna faktura nie ginie w drodze do księgowej, a pomyłki w danych to przeszłość. To wizja, którą roztacza przed nami Ministerstwo Finansów, wprowadzając obowiązkowy KSeF. Jednak nie każdy przedsiębiorca musi od razu wsiadać do tego cyfrowego pociągu. Warto dokładnie sprawdzić, kto nie musi korzystać z KSeF, aby uniknąć niepotrzebnych nerwów i kosztów wdrożenia. Poniżej wyjaśniamy, kogo omijają nowe przepisy i jakie dokumenty mogą pozostać w tradycyjnej formie.

Krajowy System e-Faktur – co to jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zaawansowana platforma teleinformatyczna, która fundamentalnie zmienia procesy księgowe w Polsce. System ten służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, eliminując z obiegu tradycyjne pliki PDF czy papier. Dla największych firm, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, obowiązkowy KSeF wejdzie w życie już 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych podatników nieco później.​

Kluczowym elementem tej rewolucji jest „faktura ustrukturyzowana”, która przybiera format pliku XML zgodnego z logiczną strukturą określoną przez resort finansów. Taki dokument, po przesłaniu do systemu, otrzymuje unikalny numer KSeF, co jest równoznaczne z jego skutecznym doręczeniem do kontrahenta. Dzięki temu fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną i odebraną w czasie rzeczywistym, co znacząco przyspiesza obieg dokumentów w gospodarcze.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przede wszystkim czynnych podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jeśli prowadzisz firmę nad Wisłą i realizujesz transakcje B2B, czyli sprzedajesz towary lub usługi innym podmiotom gospodarczym, KSeF wchodzi do Twojej codzienności na stałe. Dotyczy to zarówno dużych spółek, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych rozliczających podatku VAT.​

System obejmie także podatników zwolnionych z VAT, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju. Kluczowym kryterium jest tutaj właśnie miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Polski system podatkowy dąży do uszczelnienia luki VAT poprzez pełną cyfryzację. Jeśli Twoja firma spełnia te warunki, musisz przygotować swoje systemy księgowe na integrację z platformą rządową, aby móc nadal wystawiać faktury zgodnie z prawem.​

Kogo nie dotyczy KSeF?

Ustawodawca przewidział istotne wyjątki, dlatego warto wiedzieć, kogo nie dotyczy KSeF w wersji obligatoryjnej. Przede wszystkim z systemu KSeF nie muszą korzystać podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Zwolnienie obejmuje także firmy zagraniczne, które co prawda mają tu stałe miejsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji dostawy towarów lub świadczenia usług.​

Do grupy wyłączonej z obowiązku należą również podatnicy korzystający z procedur szczególnych, takich jak procedura OSS (One Stop Shop) czy IOSS. Krajowego systemu e-Faktur nie muszą również używać rolnicy ryczałtowi w zakresie faktur VAT RR, ponieważ specyfika tych dokumentów zakłada, że to nabywca wystawia fakturę w imieniu rolnika. Warto na bieżąco śledzić te wyłączenia, gdyż wdrożenie KSeF jest procesem dynamicznym.

Jakich faktur nie trzeba wystawiać w KSeF?

Największą grupą dokumentów, których nie trzeba wystawiać w KSeF, są faktury konsumenckie, czyli te wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). Jeśli Twoim klientem jest osoba fizyczna, nadal możesz dokumentować sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących, wystawiając paragony fiskalne lub tradycyjne faktury. System nie obsługuje również biletów uznawanych za faktury uproszczone, w tym za przejazd autostradą płatną czy biletów za usługi przewozu osób na dowolną odległość.​

Z obowiązku korzystania z krajowego systemu wyłączone są także faktury pro forma, które nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu ustawy o VAT. Podobnie traktowane są faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS oraz usługi międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. Oznacza to, że w wielu przypadkach nadal będziesz musiał prowadzić podwójny obieg dokumentów – cyfrowy w KSeF i tradycyjny dla wymienionych wyjątków.

Dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Mimo że dla wielu podmiotów system jest przymusem, istnieje możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Mogą z niej skorzystać na przykład podmioty zagraniczne, które chcą ujednolicić swoje procesy księgowe w Polsce, choć nie mają takiego obowiązku. Decyzja o tym, by wystawiać faktury w KSeF przed terminem lub dobrowolnie, może przynieść firmie wymierne korzyści operacyjne i wizerunkowe.​

Do głównych zalet należy bezpieczeństwo danych oraz pewność, że data wystawienia faktury jest tożsama z datą jej otrzymania przez kontrahenta. Automatyzacja rozliczeń zmniejsza ryzyko błędów, co jest istotne przy mechanizmie podzielonej płatności czy weryfikacji w zamówieniach publicznych. Warto rozważyć wcześniejsze użycie KSeF, aby na spokojnie przetestować działanie systemu i uniknąć stresu, gdy KSeF stanie się standardem dla wszystkich.​

Podsumowanie – kto nie ma obowiązku korzystania z KSeF

Podsumowując, lista podmiotów, które nie muszą korzystać z KSeF, jest precyzyjnie określona i dotyczy głównie firm zagranicznych oraz transakcji na rzecz konsumentów. Nie masz obowiązku przesyłania faktur do systemu, jeśli Twoja łączna wartość sprzedaży nie podlega pod polskie regulacje lub dotyczy procedur szczególnych. Zrozumienie tych zasad pozwala na lepsze zaplanowanie procesów w firmie i uniknięcie chaosu przy wystawieniu faktury.​

Jeśli wciąż masz wątpliwości, czy Twoja firma objęta jest nowymi regulacjami, skonsultuj się z profesjonalnym biurem rachunkowym. Eksperci pomogą Ci zweryfikować status Twojej działalności gospodarczej i przygotować się na nadchodzące zmiany. Nie czekaj na ostatnią chwilę, sprawdź swoje obowiązki już dziś i zadbaj o płynność finansową swojej firmy.​