KSeF dla małych firm

Nadchodzi rewolucja w fakturowaniu, a Ty prowadzisz niewielką firmę? Zastanawiasz się, czy obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie Cię na tych samych zasadach co dużych graczy? Dobra wiadomość jest taka, że najmniejsi przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, zyskali więcej czasu na adaptację. Będą oni zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Sprawdźmy, co to w praktyce oznacza dla Twojej działalności.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym zadaniem jest ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda faktura, zamiast trafiać bezpośrednio do kontrahenta, będzie najpierw przesyłana na serwery administracji skarbowej. Dopiero po weryfikacji i nadaniu unikalnego numeru KSeF, faktura zostaje wystawiona i udostępniona odbiorcy w systemie.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Faktura ustrukturyzowana to nic innego jak faktura elektroniczna wystawiona za pomocą KSeF. Różni się ona od zwykłego pliku PDF czy skanu papierowego dokumentu. Posiada ona ściśle określony format danych (XML), który jest czytelny zarówno dla człowieka, jak i dla systemów komputerowych. Dzięki temu znika konieczność ręcznego przepisywania danych z faktur do oprogramowania księgowego, co minimalizuje ryzyko pomyłek i znacznie przyspiesza pracę.

Kogo obejmie nowy system wystawiania faktur?

Obowiązek korzystania z KSeF docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce, niezależnie od wielkości firmy. Dotyczy to zarówno spółek, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, bez względu na to, czy są czynnymi podatnikami VAT, czy korzystają ze zwolnienia.

Wprowadzenie systemu KSeF niesie ze sobą konkretne korzyści dla podatników:

• Szybszy zwrot VAT. Termin zwrotu podatku VAT skróci się z 60 do 40 dni.
• Brak obowiązku archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorcę z konieczności ich samodzielnego przechowywania i archiwizacji.
• Większe bezpieczeństwo. Faktury trafiają bezpośrednio do systemu, co eliminuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.

Harmonogram wdrożenia KSeF 2.0

Rząd zdecydował o dwuetapowym wdrożeniu obowiązkowego KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek stosowania KSeF obejmie największych podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
• od 1 kwietnia 2026 r. do systemu dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy.

Kto skorzysta z odroczenia KSeF?

Specjalne udogodnienie przygotowano dla najmniejszych przedsiębiorców. Do końca 2026 roku będą oni mogli wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Jest tu jednak ważny haczyk. Jeśli nawet w jednym miesiącu limit 10 000 zł zostanie przekroczony, przedsiębiorca automatycznie i trwale zostaje objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF. Nie ma już możliwości powrotu do uproszczonych zasad. Co istotne, obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r. (gdy fakturę wystawi duża firma) lub 1 kwietnia 2026 r. To oznacza, że nawet jeśli sam nie musisz wystawiać faktur w KSeF, musisz być gotowy na ich odbiór w systemie.

Przygotowanie mikrofirmy do KSeF i rola biura rachunkowego

Jak się przygotować, prowadząc niewielką działalność gospodarczą? Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF oraz moduł w aplikacji e-mikrofirma. Pozwalają one na wystawianie i odbiór faktur bez konieczności inwestowania w drogie oprogramowanie księgowe, co jest idealnym rozwiązaniem przy niewielkiej skali działalności.

Do końca 2026 roku będą obowiązywać także ułatwienia przejściowe. Między innymi zostanie utrzymana możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących, a za ewentualne błędy nie będą naliczane kary. Zniknie również obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za faktury.

Czujesz, że ogrom nowych informacji jest przytłaczający? To całkowicie zrozumiałe. Właśnie dlatego kluczową rolę w procesie adaptacji do KSeF odgrywa profesjonalne biuro rachunkowe. To nie tylko pomoc w bieżącej księgowości, ale przede wszystkim wsparcie merytoryczne. Twoje biuro rachunkowe pomoże Ci zrozumieć wymogi prawne, wybrać odpowiednie narzędzia i dostosować procesy w firmie, aby przejście na KSeF było płynne i bezstresowe. Nie czekaj na ostatnią chwilę i skontaktuj się z ekspertami już dziś!

Więcej szczegółowych informacji oraz aktualności znajdziesz na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów poświęconej KSeF.