Faktura zaliczkowa – co to jest i kiedy należy ją wystawić?

Każdy przedsiębiorca prędzej czy później spotka się z koniecznością przyjęcia zaliczki. Czy to budowa domu, produkcja mebli na zamówienie, czy organizacja szkolenia – nabywca towarów lub usług często wpłaca część należności przed realizacją. I tu pojawia się zasadnicze pytanie: jak prawidłowo udokumentować taką wpłatę? Wielu właścicieli firm bagatelizuje ten obowiązek, nie zdając sobie sprawy, że brak odpowiedniej faktury może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych.

Faktura zaliczkowa to nie tylko formalność, ale także dowód księgowy, który ma bezpośredni wpływ na obowiązki podatkowe. O czym trzeba pamiętać, aby uniknąć błędów? Jakie są najważniejsze terminy i wyjątki od reguły? Oto wszystko, co musisz wiedzieć.

Co to jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który potwierdza otrzymanie częściowej lub całkowitej zapłaty jeszcze przed realizacją zamówienia. Dlaczego to takie istotne? Ponieważ zgodnie z przepisami podatkowymi, każda zaliczka wpływa na rozliczenia VAT, a jej udokumentowanie ma istotne znaczenie dla przedsiębiorcy.

Nieprawidłowe wystawienie faktury lub jej brak może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi.

Czym faktura zaliczkowa różni się od faktury końcowej? Przede wszystkim momentem jej wystawienia. Faktura zaliczkowa pojawia się przed zakończeniem dostawy towarów lub wykonaniu usługi. Natomiast faktura końcowa po zakończeniu transakcji. To oznacza, że przy fakturze zaliczkowej podatek VAT musi zostać rozliczony w chwili otrzymania przedpłaty, niezależnie od tego, kiedy nastąpi realizacja zamówienia. Jeśli jednak faktura zaliczkowa obejmuje całość należności, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej. W sytuacji, gdy zaliczka stanowi tylko część zapłaty, po dostarczeniu usługi lub towaru wystawia się fakturę końcową z uwzględnieniem już uregulowanych kwot.

Dobrze wystawiona faktura zaliczkowa to gwarancja przejrzystości transakcji i zgodności z przepisami. Pamiętaj – im lepiej prowadzona dokumentacja, tym mniej stresu podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Czy wiesz, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową? To pytanie dla każdego przedsiębiorcy, który przyjmuje przedpłaty. Obowiązek ten pojawia się w momencie otrzymania całości lub części zapłaty przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Brzmi prosto? W praktyce jest kilka zasad, których warto przestrzegać.

Zgodnie z ustawą o VAT, fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Co więcej, istnieje możliwość wystawienia jej wcześniej, ale nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem wpłaty. Warto mieć to na uwadze, by uniknąć błędów w dokumentacji.

Kiedy faktura zaliczkowa jest obowiązkowa? Przede wszystkim w transakcjach, w których zaliczka i finalna dostawa (lub usługa) przypadają na różne okresy rozliczeniowe. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie zarówno faktury zaliczkowej, jak i końcowej. Jeśli jednak cała transakcja zostanie zamknięta w jednym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca może wystawić tylko fakturę końcową, upraszczając tym samym proces księgowy.

Przykłady sytuacji, w których należy wystawić fakturę zaliczkową:

• Firma budowlana otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej budowy domu.
• Sklep internetowy pobiera przedpłatę za zamówiony towar, który zostanie wysłany w następnym miesiącu.
• Firma szkoleniowa otrzymuje zadatek za kurs, który odbędzie się za kilka miesięcy.
• Producent mebli na zamówienie przyjmuje zaliczkę na poczet produkcji i dostawy mebli w przyszłym kwartale.

Jednak nie zawsze wystawienie faktury zaliczkowej jest konieczne. Nie trzeba jej wystawiać m.in. w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także usług telekomunikacyjnych, leasingu, najmu, ochrony mienia, czy też wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Dodatkowo, podatnicy zwolnieni z VAT również są zwolnieni z tego obowiązku.

Wiedza na temat faktur zaliczkowych może uchronić przed problemami księgowymi i podatkowymi. Dlatego warto znać zasady ich wystawiania i upewnić się, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Daty wystawienia faktury – ważne terminy

Zasady wystawiania faktur zaliczkowych są ściśle powiązane z obowiązkiem podatkowym. Moment otrzymania zaliczki oznacza konieczność rozliczenia VAT, niezależnie od tego, kiedy dokładnie zostanie wystawiona faktura.

Najważniejsze terminy:

Bardzo istotne jest także korygowanie faktur zaliczkowych. Jeśli dokument zostanie wystawiony przed otrzymaniem wpłaty, a zaliczka finalnie nie wpłynie, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera. Niedopilnowanie tego obowiązku może prowadzić do błędów w rozliczeniach i nieprawidłowości podatkowych.

Faktura zaliczkowa a ustawy o VAT – obowiązujące przepisy

W świetle przepisów VAT faktura zaliczkowa ma jedno istotne znaczenie – powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zapłacić VAT od otrzymanej kwoty, mimo że nie doszło jeszcze do finalnej dostawy towaru lub usługi.

Dla nabywcy to dobra wiadomość – może on odliczyć podatek VAT już w momencie otrzymania faktury zaliczkowej.

Pamiętaj, że od 1 lutego 2026 r. faktury zaliczkowe będą musiały być wystawiane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). To duża zmiana, która wpłynie na sposób dokumentowania i przechowywania faktur przez przedsiębiorców.

Księgowanie zaliczek z biurem rachunkowym Calculer

Zaliczki, przedpłaty, zadatki – ich prawidłowe księgowanie wymaga dokładności i znajomości przepisów. Nieprawidłowe rozliczenie faktur zaliczkowych może prowadzić do nieścisłości w podatkach, a nawet kontroli skarbowej.

Biuro rachunkowe Calculer specjalizuje się w prowadzeniu księgowości dla firm, w tym w prawidłowym księgowaniu zaliczek. Oferujemy kompleksową obsługę w zakresie:

• poprawnego ujmowania zaliczek w księgach rachunkowych,
• rozliczania zaliczek na podatek dochodowy,
• obsługi faktur zaliczkowych zgodnie z aktualnymi przepisami VAT,
• prowadzenia rzetelnej ewidencji podatkowej.

Ponadto korzystamy z nowoczesnych narzędzi, takich jak Subiekt 123, które automatyzują proces fakturowania i rozliczeń. Dzięki temu możesz skupić się na rozwoju swojej firmy, zamiast martwić się o księgowość.

Właściwe zarządzanie fakturami zaliczkowymi pozwala uniknąć problemów podatkowych i usprawnić finanse firmy. Jeśli nie chcesz tracić czasu na skomplikowane regulacje i masz wątpliwości dotyczące księgowania zaliczek, skontaktuj się z biurem rachunkowym Calculer i skorzystaj z fachowej obsługi.

SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER