Awaria KSeF – co zrobić, gdy system nie działa? Procedury awaryjne w praktyce

Krajowy System e-Faktur usprawnia obieg dokumentów i zwiększa bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych. Co jednak zrobić, gdy dostęp do systemu jest ograniczony lub chwilowo niemożliwy?

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Dokumenty są generowane w określonym formacie i przesyłane bezpośrednio do systemu, gdzie otrzymują indywidualny numer identyfikacyjny.

Wdrożenie KSeF jest elementem cyfryzacji systemu podatkowego. Docelowo korzystanie z systemu ma być obowiązkowe dla przedsiębiorców, a większość faktur będzie wystawiana właśnie w tej formie.

Brak dostępu do systemu może powodować utrudnienia w codziennej działalności firmy. Opóźnienia w wystawianiu faktur wpływają na płynność finansową przedsiębiorstwa i zwiększają ryzyko kar.

Niedostępność KSeF – jak odróżnić awarię całkowitą od problemów lokalnych

Jednym z przypadków jest tryb awaryjny systemu, ogłaszany oficjalnie przez Ministerstwo Finansów. Wtedy problem dotyczy całej platformy i podatnik wystawiający fakturę może korzystać z procedur zastępczych.

W innych sytuacjach stosuje się tryb offline lub offline24, który umożliwia wystawianie faktur poza systemem i ich późniejsze przekazanie. Mechanizm ten pozwala zachować ciągłość działalności firmy przy chwilowej niedostępności systemu KSeF.

Niekiedy problem nie leży po stronie KSeF, lecz w infrastrukturze firmy. Brak dostępu do internetu, problemy z oprogramowaniem księgowym lub błędy integracji z systemem mogą uniemożliwić przesłanie faktury, mimo że sam system działa prawidłowo.

W pierwszej kolejności sprawdzaj komunikaty publikowane przez Ministerstwo Finansów. Informacje o awariach systemowych są oficjalne i stanowią podstawę do stosowania procedur awaryjnych.

Procedury awaryjne KSeF

Włączenie trybu offline24

Tryb offline24 pozwala wystawić faktury poza systemem KSeF, gdy dostęp do platformy jest niemożliwy. Z tej opcji można skorzystać zarówno w przypadku awarii systemu, jak i problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy.

Faktura jest wówczas generowana w systemie księgowym lub w dedykowanym narzędziu do wystawiania dokumentów. Dokument powinien zawierać wszystkie wymagane dane przewidziane dla faktury ustrukturyzowanej.

Po przywróceniu dostępu przedsiębiorca ma obowiązek przesłać wystawione w trybie offline24 faktury do systemu KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Certyfikat KSeF – kiedy jest potrzebny

Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania podmiotów korzystających z systemu i potwierdzania autentyczności przesyłanych dokumentów. W niektórych sytuacjach awaryjnych może być wymagany do prawidłowego przesyłania faktur lub integracji systemów informatycznych z KSeF.

Kwestia dotyczy przede wszystkim firm korzystających z automatycznych integracji między systemami księgowymi a platformą KSeF. Certyfikat pozwala zachować ciągłość komunikacji i zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych danych.

Jak wystawić fakturę korygującą w czasie awarii KSeF?

W czasie awarii należy zastosować procedury analogiczne do wystawiania standardowej faktury w trybie offline.

Dokument powinien zawierać wszystkie elementy wymagane dla faktury korygującej, w tym dane pierwotnej faktury, przyczynę korekty i prawidłowe wartości po zmianie. Po ustaniu awarii fakturę należy przesłać do KSeF.

Dokumentowanie awarii KSeF

Dokumentacja może okazać się ważna w przypadku kontroli podatkowej lub konieczności wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w przesłaniu faktur.

Najlepszym rozwiązaniem jest gromadzenie dowodów potwierdzających niedostępność systemu, takich jak zrzuty ekranu z komunikatami błędów czy informacje o niedziałających funkcjach systemu.

Warto również zapisywać datę i godzinę wystąpienia problemu oraz działania podjęte przez firmę w celu rozwiązania sytuacji, aby potwierdzić, że przedsiębiorca działał z należytą starannością.

Terminy i obowiązki podatnika podczas awarii KSeF

Faktury wystawione w trybie awaryjnym należy przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Nie nakłada się sankcji w sytuacji, w której brak przesłania faktury wynika z oficjalnej awarii systemu KSeF. Istotne jest jednak udokumentowanie problemu i wykazanie, że przedsiębiorca podjął działania umożliwiające prawidłowe rozliczenie transakcji, dla udowodnienia zachowania należytej staranności.

Jak przygotować firmę na awarię systemu KSeF – praktyczne wskazówki

Procedury wewnętrzne

Wewnętrzna instrukcja powinna określać sposób działania pracowników w sytuacji awaryjnej i wskazywać osoby odpowiedzialne za obsługę procesu fakturowania.

Warto również przygotować proste checklisty obejmujące kolejne kroki postępowania, takie jak weryfikacja komunikatów Ministerstwa Finansów, wystawienie faktury w trybie offline czy późniejsze przesłanie dokumentu do systemu.

Zaplecze techniczne

System księgowy powinien umożliwiać wystawianie faktur w trybie offline i ich późniejsze przesyłanie do KSeF.

Duże znaczenie mają kopie zapasowe danych i stabilne integracje systemowe, dzięki czemu w przypadku awarii systemu KSeF można zachować ciągłość pracy.

Współpraca z biurem rachunkowym

W awaryjnych sytuacjach warto postawić na współpracę z biurem rachunkowym. Księgowi monitorują zmiany przepisów i komunikaty dotyczące funkcjonowania KSeF, dzięki czemu mogą szybko reagować na pojawiające się problemy.

Taka współpraca ułatwia również prawidłowe rozliczenie faktur wystawionych w trybie offline i kontrolę terminów ich przekazania do systemu.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas awarii KSeF

Do najczęstszych błędów należą:

• brak reakcji na niedziałający system i oczekiwanie na jego przywrócenie bez podejmowania działań,
• niewystawienie faktury w ogóle mimo możliwości zastosowania trybu offline,
• nieprzesłanie faktury do KSeF po ustaniu awarii,
• brak dokumentacji potwierdzającej problem techniczny,
• błędne daty wystawienia dokumentów.

Awaria KSeF a kontrole skarbowe – na co zwrócić uwagę

Organy podatkowe biorą pod uwagę fakt, że system informatyczny może ulec awarii. W przypadku kontroli przedsiębiorca musi jednak wykazać, że działał zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Największe znaczenie mają dowody potwierdzające niedostępność systemu i dokumentacja działań podjętych przez firmę w celu wystawienia i późniejszego przesłania faktury.

Jeżeli przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że problem wynikał z awarii systemu, a nie z zaniedbania, ryzyko nałożenia kar jest zdecydowanie mniejsze.

Podsumowanie – jak bezpiecznie przejść przez awarię KSeF

Awaria KSeF nie musi oznaczać poważnych problemów dla firmy, o ile przedsiębiorca zna obowiązujące procedury i potrafi szybko zareagować na niedostępność systemu.

Dobrze przygotowane procedury wewnętrzne i współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym pozwalają bezpiecznie przejść przez sytuacje awaryjne i uniknąć problemów.

Jeżeli chcesz przygotować swoją firmę na obowiązkowe korzystanie z KSeF lub potrzebujesz wsparcia w zakresie fakturowania, skontaktuj się z Calculer.