Przechowywanie dokumentów – ile lat? 10 dokumentów, które przedsiębiorca powinien archiwizować

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z wystawianiem faktur i rozliczaniem podatków, ale również z obowiązkiem przechowywania dokumentacji firmowej przez określony czas. Znajomość przepisów w tym zakresie pomaga uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej, ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy w trakcie sporów z kontrahentami. Przedstawiamy informacje zgodne z obowiązującymi przepisami.

Dlaczego przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty firmowe?

Obowiązek przechowywania dokumentów wynika z przepisów podatkowych, księgowych i prawa pracy. Dokumentacja stanowi potwierdzenie rozliczeń, zawartych umów i wykonanych transakcji.

Prawidłowa archiwizacja zwiększa bezpieczeństwo firmy. W razie kontroli przedsiębiorca może szybko przedstawić wymagane dokumenty i potwierdzić poprawność rozliczeń.

10 dokumentów, które przedsiębiorca powinien przechowywać

1. Faktury sprzedażowe

Faktury sprzedażowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych.

2. Faktury kosztowe i dokumenty zakupowe

Faktury zakupowe, paragony z NIP, rachunki i dokumenty kosztowe również należy archiwizować przez 5 lat. Dokumenty te potwierdzają koszty uzyskania przychodu i prawo do odliczenia VAT.

3. Dokumenty związane z ZUS

Deklaracje ZUS, dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczeń i potwierdzenia opłacania składek trzeba przechowywać przez 5 lat. Dokumentacja pracownicza związana ze składkami może wymagać dłuższego przechowywania.

4. Dokumentacja podatkowa

Księgi przychodów i rozchodów, ewidencje VAT, deklaracje podatkowe i pliki JPK należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego. W przypadku dokumentów podatkowych i rachunkowych obowiązują lata pełne, co oznacza, że w bieżącym roku można bezpiecznie zniszczyć dokumentację sprzed 6 lat.

5. Umowy z klientami i kontrahentami

Umowy handlowe, aneksy i dokumenty współpracy warto przechowywać przez minimum 5 lat od zakończenia współpracy. W praktyce często zaleca się dłuższy okres ze względu na możliwość sporów cywilnych.

6. Dokumentacja pracownicza

Akta osobowe pracowników i dokumentację płacową należy przechowywać przez 10 lub 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika składek. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres wynosi najczęściej 10 lat. Dla starszej dokumentacji mogą obowiązywać wcześniejsze zasady.

7. Wyciągi bankowe i potwierdzenia płatności

Wyciągi bankowe i potwierdzenia przelewów powinny być przechowywane przez minimum 5 lat. Dokumenty te potwierdzają rozliczenia z kontrahentami i urzędami.

8. Dokumenty dotyczące środków trwałych

Dokumentację środków trwałych należy przechowywać przez cały okres użytkowania majątku i 5 lat po zakończeniu amortyzacji.

9. Dokumenty związane z leasingiem i kredytami

Umowy leasingowe, harmonogramy spłat i dokumentacja kredytowa powinny być archiwizowane przez cały okres obowiązywania umowy oraz minimum 5 lat po jej zakończeniu.

10. Dokumenty dotyczące kontroli i urzędów

Protokoły kontroli, decyzje urzędowe i korespondencję z urzędami należy przechowywać przez co najmniej 5 lat. W przypadku sporów administracyjnych warto zachować dokumentację dłużej.

Jak przechowywać dokumenty firmowe w bezpieczny sposób?

Archiwizacja papierowa

Dokumenty papierowe najlepiej przechowywać w segregatorach podzielonych według rodzaju i roku. Archiwum powinno być zabezpieczone przed wilgocią, zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych.

Archiwizacja w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w formie elektronicznej, ale muszą spełniać określone wymogi prawne dotyczące ochrony danych. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z chmury. Pamiętaj w takim przypadku o regularnych kopiach zapasowych i zabezpieczeniu dostępu do danych.

Organizacja dokumentów

Aby odnaleźć łatwiej dokumenty podczas kontroli lub rozliczeń, systematycznie opisuj pliki i porządkuj dokumentację według kategorii. Regularnie aktualizuj archiwum.

Najczęstsze błędy przy przechowywaniu dokumentacji firmowej

Najczęstsze błędy dotyczą braku regularnej archiwizacji i gubienia dokumentów kosztowych. Wielu przedsiębiorców przechowuje dokumenty wyłącznie na jednym komputerze bez kopii zapasowej, co zwiększa ryzyko utraty danych.

Nie powinno się też zbyt szybkie usuwać dokumentacji. Nawet zakończona działalność gospodarcza nie zwalnia z obowiązku zachowania okresu przechowywania dokumentów.

Okres przechowywania dokumentacji firmowej – podsumowanie

Przedsiębiorca powinien przechowywać dokumenty firmowe zgodnie z obowiązującymi terminami wynikającymi z przepisów podatkowych, księgowych i kadrowych. W większości przypadków terminy przechowywania dokumentów wynoszą 5 lat, jednak dokumentacja pracownicza może wymagać przechowywania nawet przez 50 lat.

Jeśli chcesz uporządkować dokumentację firmową i mieć pewność, że archiwizacja odbywa się zgodnie z przepisami, skontaktuj się z biurem rachunkowym Calculer.