Nie tak dawno Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 roku. Ta decyzja oznacza znaczące odroczenie pierwotnie planowanego terminu i daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów e-fakturowania.
Przypominamy — czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów do przechowywania, przesyłania oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jaki jest cel tego rozwiązania? Przede wszystkim automatyzacja procesów fakturowania oraz zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów finansowych w Polsce.
Ponadto Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ustandaryzowanym formacie XML, które są automatycznie weryfikowane i przechowywane w centralnej bazie danych. Aby wystawiać faktury w systemie KSeF, musisz mieć świadomość kluczowych cech (oprócz możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej), jakie ów system obejmują, czyli:
- Centralne repozytorium faktur wystawionych dostępne dla wystawców i odbiorców.
- Automatyczną walidację dokumentów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi.
- Możliwość szybkiego dostępu do historii transakcji dla celów kontrolnych.
- Zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego poprzez eliminację fałszywych faktur.
Historia wprowadzania KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony jako dobrowolne rozwiązanie 1 stycznia 2022 roku. Początkowo planowano, że obowiązek przesyłania do KSeF faktur wystawionych wejdzie w życie (dla każdej działalności gospodarczej) z dniem 1 lipca 2024 roku. Jednak w trakcie prac nad wdrożeniem systemu pojawiły się liczne wyzwania techniczne i organizacyjne, co skłoniło Ministerstwo Finansów do zmiany harmonogramu.
W wyniku tych zmian, 19 stycznia 2024 roku ogłoszono przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF. Ostatecznie – zgodnie z podpisaną przez Prezydenta RP ustawą – faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur będą obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów (o przychodach przekraczających 200 mln zł rocznie) i 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm.
SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER
Odroczenie wejścia w życie KSeF
Rząd podjął decyzję o odroczeniu obowiązku wystawiania faktur elektronicznych do 1 lutego 2026 roku. Głównym powodem tej decyzji były zdiagnozowane błędy krytyczne w systemie, wykryte podczas audytu informatycznego przeprowadzonego na zlecenie Ministerstwa Finansów. Odroczenie to obejmuje również przesunięcie terminów dodatkowych obowiązków związanych z KSeF, takich jak:
- Okres przejściowy dla wystawiania faktur z kas rejestrujących.
- Odroczenie obowiązku dokonywania płatności przelewem z podaniem numeru KSeF.
- Odroczenie kar dla podatników za błędy związane ze stosowaniem KSeF.
Ministerstwo Finansów planuje również etapowe wdrożenie systemu, proponując, aby od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął przedsiębiorców o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł w 2025 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Te zmiany mają na celu zapewnienie płynnego przejścia na nowy system e-fakturowania oraz umożliwienie przedsiębiorcom lepszego przygotowania się do nowych regulacji.
Reakcje i opinie
Odroczenie obowiązkowego wdrożenia KSeF wywołało mieszane reakcje wśród przedsiębiorców i ekspertów. Część firm, które już zainwestowały znaczne środki w przygotowania, wyraża rozczarowanie z powodu poniesionych kosztów. Jednocześnie wielu przedsiębiorców odetchnęło z ulgą, zyskując dodatkowy czas na dostosowanie systemów i procesów. Administracja tłumaczy decyzję o odroczeniu koniecznością zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa systemu, podkreślając, że wykryte błędy krytyczne wymagają gruntownego przeprojektowania architektury KSeF.
Eksperci branżowi zwracają uwagę na potencjalne konsekwencje dla sektora IT i firm konsultingowych, które zainwestowały w rozwój rozwiązań dla KSeF. Jednocześnie podkreślają, że odroczenie daje szansę na lepsze przygotowanie systemu i może przyczynić się do bardziej płynnego wdrożenia w przyszłości. Niektórzy eksperci sugerują, że opóźnienie może mieć pozytywny wpływ na gospodarkę, dając firmom więcej czasu na adaptację w obliczu innych wyzwań ekonomicznych.
Co oznacza odroczenie dla przedsiębiorców?
Odroczenie wdrożenia KSeF daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowego systemu, ale nie zwalnia ich z obowiązku podjęcia odpowiednich działań. Firmy powinny wykorzystać ten okres na:
- Przeprowadzenie audytu wewnętrznych procesów fakturowania i dostosowanie ich do wymogów KSeF.
- Szkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu.
- Testowanie rozwiązań KSeF w środowisku demo udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
- Aktualizację systemów informatycznych i integrację z KSeF.
Korzyścią z odroczenia jest możliwość lepszego przygotowania się do zmian, co może zminimalizować ryzyko błędów i zakłóceń w działalności operacyjnej. Jednakże zbyt długie odwlekanie wdrożenia może prowadzić do utraty momentum i potencjalnego wzrostu kosztów dostosowania w przyszłości.
Jak przygotować się do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych?
Przygotowanie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wymaga odpowiedniego dostosowania infrastruktury IT oraz procesów biznesowych. Kluczowe jest wdrożenie systemu ERP lub oprogramowania księgowego kompatybilnego z KSeF, które umożliwi generowanie faktur wystawianych w formacie XML zgodnym ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Niezbędne jest również skonfigurowanie bezpiecznego połączenia z platformą KSeF, np. poprzez integrację API lub wykorzystanie platform do wymiany dokumentów. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia wspierające wdrożenie KSeF, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna w wersji testowej i produkcyjnej) oraz aplikacja e-Mikrofirma.
Chcesz mieć pewność, że Twoja firma będzie w pełni gotowa na nadchodzące zmiany? Biuro Rachunkowe Calculer jest do Twojej dyspozycji.
SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER