Calculer
20 października 2026
Prowadzisz firmę albo spółkę, wystawiasz faktury w KSeF od kwietnia, coś czasem nie przechodzi, kontrahent dzwoni, że nie widzi dokumentu, a w tle słyszysz o „roku bez kar”. Brzmi jak oddech. Tylko czy na pewno możesz odpuścić? Ten tekst porządkuje nadchodzące zmiany dla właścicieli firm i księgowych.
Krótka odpowiedź: okres ochronny KSeF do końca 2027 r. to zapowiedź Ministerstwa Finansów z 16.09.2026, że kary pieniężne za błędy w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2028 r., a nie od 1 stycznia 2027 r. Na 20.10.2026 to projekt ustawy (UD477), nie obowiązujące prawo. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie zmienia się.
W skrócie:
- Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., a projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028 r.
- Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich, także dla najmniejszych przedsiębiorców ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie.
- Brak kar nie chroni przed zapłatą VAT z błędnej faktury ani przed czynnościami sprawdzającymi KAS.
Spis treści
- Czym jest okres ochronny KSeF i co zapowiedziało Ministerstwo Finansów?
- Kogo dotyczy KSeF w 2026 i 2027 r.?
- Czy odroczenie kar oznacza, że można nie korzystać z KSeF?
- Co grozi firmie mimo braku kar?
- Jakie błędy w KSeF wyeliminować do końca 2027 r.?
- Kiedy skontaktować się z biurem rachunkowym?
- FAQ
Czym jest okres ochronny KSeF i co zapowiedziało Ministerstwo Finansów?
Okres ochronny KSeF to czas, w którym fiskus nie nakłada administracyjnych kar pieniężnych za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur, mimo że obowiązek KSeF już działa.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W Krajowym Systemie e-Faktur każda e-faktura dostaje numer KSeF i od tej chwili istnieje w obrocie.
Dziś okres ochronny kończy się 31 grudnia 2026 r. 16 września 2026 r. resort finansów ogłosił, że chce go wydłużyć do 31 grudnia 2027 r. Powód? Postulaty przedsiębiorców, organizacji branżowych i ekspertów, którzy wskazywali na problemy z wdrożeniem.
22 września 2026 r. w wykazie prac legislacyjnych Rządu pojawił się projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD477). Przyjęcie przez Radę Ministrów zaplanowano na IV kwartał 2026 r. Potem projekt musi przejść Sejm, Senat i podpis Prezydenta, więc do czasu publikacji w Dzienniku Ustaw obowiązuje stary termin.
Kogo dotyczy KSeF w 2026 i 2027 r.?
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF dotyczy niemal wszystkich podatników wystawiających faktury B2B, a od 1 stycznia 2027 r. także najmniejszych firm. Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
| Od kiedy | Kogo dotyczy obowiązek KSeF | Uwagi |
| 1 lutego 2026 r. | Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (z VAT) w 2024 r. | Od tego dnia wszyscy odbierają faktury w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali przedsiębiorcy | Poza najmniejszymi firmami |
| do 31 grudnia 2026 r. | Najmniejsi przedsiębiorcy (faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie) | Mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF |
| do 31 grudnia 2026 r. | Faktury z kas rejestrujących | Po tym terminie wszystkie faktury wystawia się w KSeF |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy podatnicy, w tym najmniejsi | Koniec okresów przejściowych |
| 1 stycznia 2028 r. (projekt) | Wszyscy podatnicy | Planowany start kar pieniężnych |
Czy odroczenie kar oznacza, że można nie korzystać z KSeF?
Nie, odroczenie kar nie przesuwa obowiązku KSeF ani o jeden dzień. Faktura ustrukturyzowana w formacie XML, zgodna z udostępnionym wzorem, jest uznana za wystawioną dopiero po nadaniu numeru KSeF.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2027 r. KAS najpierw przypomni o obowiązku, a jeśli podatnik nie zareaguje, sprawdzi, czy omijanie systemu nie prowadzi do nierzetelnych rozliczeń VAT. Resort zapowiada więc, że będzie reagować, ale bez sankcji finansowych.
| W okresie ochronnym | Co to znaczy w praktyce |
| Brak kar z art. 106ni ustawy o VAT | Za błąd techniczny w KSeF nie dostaniesz kary pieniężnej |
| Obowiązek KSeF trwa | Wystawianie faktur poza KSeF bez ustawowego wyjątku to naruszenie przepisów |
| Tryb offline24 | Fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego |
| Awaria KSeF | Faktury dosyłasz w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Kontrole KAS | Przypomnienia, a potem czynności sprawdzające VAT |
Co grozi firmie mimo braku kar?
Mimo braku kar firma nadal odpowiada za VAT wykazany na fakturze, także na fakturze wystawionej błędnie lub podwójnie (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT).
Gdy okres ochronny się skończy, kara za fakturę wystawioną poza KSeF może sięgnąć 100% kwoty VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Dla faktury z VAT 23 000 zł to nawet 23 000 zł kary. Kary obejmują m.in. niewystawienie faktury ustrukturyzowanej i niedosłanie faktury offline do KSeF w wymaganym terminie.
Do tego dochodzą skutki poza sankcjami: nabywca bez faktury w KSeF ma problem z księgowaniem kosztu, a płatności się opóźniają. Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. w niektórych płatnościach trzeba też podawać numer KSeF.
Jest też dobra strona. Firma, która dobrze korzysta z KSeF, ma szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60), krótszy obieg dokumentów i mniej błędów przy przepisywaniu faktur do ewidencji. Dla małego biznesu to realna oszczędność czasu.
Jakie błędy w KSeF wyeliminować do końca 2027 r.?
Do końca 2027 r. trzeba wyeliminować błędy w uprawnieniach, w obiegu dokumentów i w procedurach offline, bo od 2028 r. każdy z nich może kosztować. Dodatkowy czas to szansa na dostosowanie procesu fakturowania, nie urlop od KSeF.
| Zamiast | Lepiej |
| Wysyłać fakturę PDF mailem „jak zawsze” | Wystawić ją w KSeF i przekazać PDF z kodem QR |
| Dawać jeden login całemu działowi | Nadać uprawnienia imiennie, z rolą dla każdego pracownika |
| Zakładać, że faktura „poszła” | Sprawdzać status i numer KSeF każdego dokumentu |
| Improwizować przy braku internetu | Mieć certyfikat KSeF i procedurę offline24 na piśmie |
| Wystawiać fakturę do paragonu z kasy jak dotąd | Od 2027 r. wystawiać fakturę do paragonu w KSeF, gdy nabywca jest firmą |
| Czekać na 2028 r. | Co miesiąc porównywać rejestr sprzedaży z KSeF |
Kiedy skontaktować się z biurem rachunkowym?
Z biurem rachunkowym warto porozmawiać od razu, gdy w firmie pojawia się którykolwiek z poniższych sygnałów.
- Do końca 2026 r. korzystasz ze zwolnienia do 10 000 zł i nie masz jeszcze dostępu do KSeF.
- Wystawiasz faktury z kasy rejestrującej, a od 2027 r. ta możliwość znika.
- Kontrahenci zgłaszają, że nie widzą Twoich faktur w KSeF.
- Nie wiesz, kto w spółce ma jakie uprawnienia.
- Dostałeś przypomnienie z urzędu skarbowego.
- Masz wątpliwości, czy faktury za sprzedaż towarów lub usług trafiają do KSeF przed terminem płatności.
Ten tekst nie jest indywidualną poradą podatkową. Szczegóły Twojej sytuacji omów z księgowym lub doradcą podatkowym.
FAQ – najczęstsze pytania o okres ochronny KSeF do końca 2027
Kogo dotyczy KSeF od 2026 r.?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF dotyczy firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi przedsiębiorcy dołączają 1 stycznia 2027 r.
Jaki jest okres przejściowy dla KSeF?
Okres przejściowy trwa do 31 grudnia 2026 r. i obejmuje faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie oraz faktury z kas rejestrujących. Okres ochronny bez kar ma według projektu trwać do 31 grudnia 2027 r.
Czy w okresie ochronnym urząd skarbowy może kontrolować firmę?
Tak. KAS w 2027 r. ma wysyłać przypomnienia i prowadzić czynności sprawdzające, czy omijanie KSeF nie zaniża VAT.
Czy odroczenie kar obejmie najmniejsze firmy?
Tak, projekt obejmuje wszystkich podatników, w tym najmniejsze firmy i mikroprzedsiębiorców. Obowiązek KSeF dla nich i tak startuje 1 stycznia 2027 r.
Ile lat KSeF przechowuje faktury?
10 lat. Faktury ustrukturyzowane są archiwizowane w systemie i nie trzeba ich drukować.
Podsumowanie
Okres ochronny KSeF do końca 2027 r. to na razie rządowy projekt przesunięcia kar, a obowiązujące przepisy przewidują kary od 1 stycznia 2027 r. Nawet jeśli projekt wejdzie w życie, obowiązek KSeF zostaje, a KAS będzie sprawdzać firmy omijające system. Biuro Rachunkowe Calculer z Bielska-Białej prowadzi księgowość firm i spółek, także online, więc pomoże uporządkować fakturowanie przed 2028 r.
Decyzja na dziś: traktuj rok 2027 jak generalną próbę przed karami, nie jak zwolnienie z KSeF.
Autor: Redakcja Calculer · Konsultacja merytoryczna: Ewa Haduch, główna księgowa (nr wpisu 64889/2014), założycielka Biura Rachunkowego Calculer · Aktualizacja: 20.10.2026
Źródła:
- Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r. (Ministerstwo Finansów)
- Projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT, UD477 (KPRM)
- Etapy wdrożenia KSeF 2.0 (podatki.gov.pl)
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 (podatki.gov.pl)
- Kary za KSeF odroczone do 2028 r. Jak KAS skontroluje VAT? (eGospodarka.pl)
