Obowiązkowa e-faktura (KSeF). Aktualizacja informacji

Czy Twoja firma jest gotowa na rewolucję w fakturowaniu, która czeka nas już niebawem? Obowiązkowa e-faktura i Krajowy System e-Faktur to terminy, które na stałe wejdą do słownika każdego przedsiębiorcy. Znamy oficjalny harmonogram wdrożenia KSeF, który zakłada stopniowe przejście na obowiązkowe e-faktury od 2026 roku. Sprawdź, co musisz wiedzieć, aby bezpiecznie przygotować się na nadchodzące zmiany.

Poprawki senatu do nowelizacji ustawy i wątpliwości

Prace legislacyjne nad Krajowym Systemem e-Faktur dobiegły końca, a ustawa czeka już tylko na podpis prezydenta. Sejm przyjął poprawki Senatu, finalizując tym samym kluczowe zmiany w ustawie o VAT. Oznacza to, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych staje się faktem, a przedsiębiorcy zyskali ostateczne potwierdzenie kierunku cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Ta zmiana ustawy fundamentalnie przeobrazi proces wystawiania faktur w każdej działalności gospodarczej.

Niestety, pomimo długich konsultacji, niektóre przepisy wciąż budzą wątpliwości ekspertów, a parlament nie zdecydował się na ich doprecyzowanie. Największy problem dotyczy definicji momentu, w którym faktura została wystawiona. Jak wskazują doradcy podatkowi, nieprecyzyjny zapis może prowadzić do chaosu interpretacyjnego, dlatego zaleca się, aby dla bezpieczeństwa wysyłać faktury do systemu KSeF tego samego dnia, w którym zostały sporządzone. Unikniesz w ten sposób potencjalnych problemów przy rozliczeniu podatku VAT.

Harmonogram wprowadzenia KSeF – obowiązek e‑faktury od 1 lutego 2026 r.

Nowelizacja ustawy wprowadza precyzyjny harmonogram wprowadzenia KSeF, który został podzielony na etapy, aby dać firmom czas na adaptację. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na stopniowe wdrażanie, uwzględniając wielkość i możliwości różnych podmiotów. Dzięki temu obowiązek korzystania z KSeF nie wejdzie w życie jednocześnie dla wszystkich, co ma na celu złagodzenie szoku organizacyjnego. Plan ten daje jasny sygnał, że przygotowania do wdrożenia KSeF warto zacząć już teraz.

Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem KSeF zacznie obowiązywać w następujących terminach:

• Od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców i podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2027 r. dla małych firm, których wartość faktur w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Jak przebiega korzystanie z KSeF w aplikacji podatnika / aplikacji podatnika KSeF?

Aby ułatwić firmom przejście na nowy system e-faktur, Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia. Jednym z nich będzie Aplikacja Podatnika KSeF, której wersja testowa pojawi się już w listopadzie 2025 roku, dając czas na zapoznanie się z jej funkcjami. Dostępna będzie również aplikacja mobilna, która uprości wystawianie i odbieranie faktur, zwłaszcza w mniejszych firmach, bez konieczności logowania do głównego systemu. Narzędzia te mają na celu usprawnienie całego procesu fakturowania.

Przejście na KSeF to przede wszystkim standaryzacja i cyfryzacja, która przynosi wiele korzyści. Wprowadzenie centralnego systemu oznacza jednolity format dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych i automatyzuje elektroniczny obieg dokumentów. Upraszcza to nie tylko wystawianie i otrzymywanie faktur, ale także ich przechowywanie, które będzie odbywać się w systemie przez 10 lat. Dzięki temu zniknie konieczność wysyłania faktur papierowych, a obieg dokumentów między Twoją firmą a odbiorcą faktury stanie się natychmiastowy.

Kiedy warto rozpocząć wdrażanie? Rekomendacje dla firm

Choć termin 1 lutego 2026 r. wydaje się odległy, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Im wcześniej rozpoczniesz proces wdrożenia KSeF, tym więcej czasu zyskasz na analizę, testy i przeszkolenie pracowników. Pamiętaj, że dostosowanie systemów IT i zmiana wewnętrznych procedur związanych z procesem wystawiania faktur mogą być czasochłonne. Rozpoczęcie prac już teraz pozwoli uniknąć stresu i ryzyka błędów w kluczowym momencie.

Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie audytu obecnego procesu fakturowania w Twojej firmie. Zastanów się, jak obecnie wygląda wystawianie faktur, ich przechowywanie oraz otrzymywanie faktur elektronicznych. Skonsultuj się ze swoim dostawcą oprogramowania księgowego oraz z biurem rachunkowym, aby upewnić się, że narzędzia, z których korzystasz, będą gotowe na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. To także dobry moment na zaplanowanie, jak firma będzie postępować w przypadku ewentualnej niedostępności KSeF.

Nasza propozycja wsparcia w przejściu na KSeF

Wiemy, że zmiana tak fundamentalnego procesu jak fakturowanie może budzić obawy. Dlatego oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie KSeF, które pomoże Twojej firmie gładko przejść przez tę transformację. Dzięki naszej pomocy zyskasz pewność, że Twój elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z przepisami i w pełni wydajny.

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie płynnie przejść na KSeF i uniknąć problemów w przyszłości