Jakie są koszty zatrudnienia pracownika?

Zatrudnienia pracownika to ważna decyzja biznesowa, która wiąże się z różnorodnymi kosztami. Chcąc efektywnie zarządzać swoją firmą, musisz pamiętać o właściwym zrozumieniu wszystkich elementów składających się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika.

Z czego składa się wynagrodzenie pracownika?

Zrozumienie kosztów zatrudnienia pracownika jest kluczowe dla efektywnego zarządzania budżetem firmy. Zatrudnieniu pracownika zwykle towarzyszą:

• wynagrodzenie podstawowe,
• premie, dodatki i różnego rodzaju benefity,
• składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne
• podatki i ulgi podatkowe.

Oprócz wynagrodzenia pracownika pracodawca zobowiązany jest do opłacania części składek ZUS. Są to odpowiednio:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru, finansowane przez pracownika,
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) – 1% + 1,45% = 2,45% podstawy wymiaru, finansowane przez pracodawcę,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10% podstawy wymiaru, finansowane przez pracodawcę.

Ostatnim elementem wpływającym na koszt zatrudnienia pracownika jest zaliczka na podatek dochodowy. Jej odpowiednie obliczenie z uwzględnieniem ulg podatkowych (o ile takowe występują) może znacząco wpłynąć na końcową kwotę podatku i tym samym na kwotę, jaką pracodawca musi odprowadzić.

Minimalne wynagrodzenie brutto w 2024

Jak zapewne wiesz, z początkiem bieżącego roku doczekaliśmy się podwyżki płacy minimalnej z 3490 zł brutto do 4242 zł brutto. Natomiast z dniem 1 lipca 2024 kwota ta zostanie po raz kolejny podniesiona, tym razem do poziomu 4300 zł brutto. Jak to wpłynie na koszty zatrudnienia? Dotychczas koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej wynosił 5110,76 zł. W związku z planowaną podwyżką zmianie ulegnie także wysokość składek ZUS, co za tym idzie całkowity koszt zatrudnienia pracownika. Jak to wygląda w praktyce?

Zatrudnienie pracownika — umowa o pracę

Umowa o pracę to najczęściej spotykany typ umowy. Wiąże się ona z określonymi kosztami dla pracodawcy. Są to m.in.:

• wynagrodzenie brutto,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
• koszty związane z urlopami i zwolnieniami chorobowymi.

Zatrudnienie pracownika — umowa zlecenie

Zastanawiając się nad zatrudnieniem pracownika na umowę zlecenie, musisz pamiętać, że łączny koszt zależy przede wszystkim od tego, czy jest to jedyna umowa, jaką pracownik posiada. Jeśli tak, to w tym przypadku koszt zatrudnienia pracownika jest identyczny, jak przy umowie o pracę. Z kolei w sytuacji, gdy mówimy o kolejnej umowie zlecenie, koszty pracodawcy są równe kwocie wynagrodzenia brutto.

Sytuacja wygląda podobnie w przypadku zatrudnienia uczniów i studentów do 26 r.ż. Brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej, (przy jednoczesnym zwolnieniu z podatku dochodowego PIT dla przychodów nieprzekraczających 85 528 zł rocznie) sprawia że, koszt pracodawcy równy jest wynagrodzeniu brutto.

Jak obliczyć koszty zatrudnienia pracownika?

W celu wyjaśnienia – jakie koszty ponosi pracodawca – posłużymy się przykładem pracownika zarabiającego 4300 zł brutto, czyli kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującą od 1 lipca 2024 roku. Chcąc wyliczyć całkowity koszt zatrudnienia takiego pracownika, musimy przejść przez następujące kroki:

1. Wyliczenie całkowitego kosztu składek po stronie pracodawcy. W tym celu kwotę 4300 zł musimy przemnożyć odpowiednio przez procentową wartość każdej składki, które podaliśmy wyżej.
2. Następnie uzyskane kwoty sumujemy i otrzymujemy wartość 880,64 zł.
3. Całkowity koszt składek ZUS dodajemy do wynagrodzenia brutto i otrzymujemy całkowity koszt zatrudnienia pracownika.

Oczywiście należy pamiętać, że oprócz wynagrodzenia i składek, pracodawca może ponosić inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak:

• koszty rekrutacji i szkolenia wstępne,
• koszty wyposażenia stanowiska pracy (np. sprzęt komputerowy, oprogramowanie),
• inne świadczenia pracownicze, w tym prywatna opieka medyczna, czy też popularna karta Multisport.

Załóżmy zatem, że zatrudniasz nowego pracownika z minimalnym wynagrodzeniem brutto w wysokości 4300 zł, jednorazowe koszty rekrutacji wyniosą 200 zł, koszty wyposażenia stanowiska 3000 zł i dodatkowo pracownik otrzyma dostęp do prywatnej opieki medycznej, której koszt wynosi 300 zł miesięcznie.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w pierwszym miesiącu wynosi: 4300 zł (wynagrodzenie brutto) + 880,64 zł (składki ZUS) + 200 zł (rekrutacja) + 3000 zł (wyposażenie) + 300 zł (benefity) = 8680,64 zł
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w kolejnych miesiącach wynosi: 4300 zł (wynagrodzenie brutto) + 880,64 zł (składki ZUS) + 300 zł (benefity) = 5480,64 zł
Podsumowując, zatrudnienie pracownika z minimalnym wynagrodzeniem brutto po 1 lipca 2024 roku wiąże się z miesięcznym kosztem dla pracodawcy w wysokości około 5180,64 zł, nie licząc ewentualnych benefitów.

Inne koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika

Oprócz bezpośrednich kosztów wynagrodzenia oraz składek pracodawca ponosi również inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Są to m.in.:
Koszty rekrutacji i szkolenia:

• Koszty procesu rekrutacyjnego – wydatki związane z poszukiwaniem i zatrudnieniem nowego pracownika, takie jak promowane ogłoszenia o pracę, rozmowy kwalifikacyjne i różnego rodzaju zadania rekrutacyjne.
• Koszty szkoleń wstępnych i okresowych – inwestycje w rozwoju kompetencji pracowników, które mogą obejmować szkolenia wstępne oraz regularne szkolenia okresowe.

Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy:

• Koszty sprzętu i oprogramowania – wydatki na niezbędne narzędzia pracy, takie jak komputery, oprogramowanie, czy też inne urządzenia elektroniczne.
• Koszty utrzymania stanowiska pracy – wszelkie koszty związane z wynajmem biura, opłatami za media oraz utrzymaniem infrastruktury biurowej.

Inne świadczenia pracownicze:

• Dodatkowe benefity – prywatna opieka medyczna, karnety sportowe oraz inne benefity, które mogą przyciągać pracowników i zwiększać ich satysfakcję z pracy.
• Koszty integracji i motywacji pracowników – działania mające na celu zwiększenie zaangażowania pracowników, takie jak wyjazdy integracyjne, imprezy firmowe, czy też programy motywacyjne.

Zrozumienie i analiza kosztów pracownika są kluczowe dla efektywnego zarządzania firmą. Jako pracodawca musisz dokładnie planować swoje wydatki, aby zapewnić stabilność finansową i długoterminowy rozwój swojej firmie. Znajomość wszystkich elementów całkowitego kosztu zatrudnienia pracowników pomoże Ci w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych i unikaniu niespodziewanych obciążeń finansowych.

Chcesz w pełni skupić się na rozwoju swojej firmy? Wybierz Biuro Rachunkowe CALCULER, a otrzymasz gwarancję, że Twoje finanse są w najlepszych rękach.

SKONTAKTUJ SIĘ Z BIUREM RACHUNKOWYM CALCULER